วงจรชีวิตโครงการ และการจัดการคุณภาพ

• การจัดการคุณภาพโครงการ

การนำทางวงจรชีวิตโครงการ: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด วงจรชีวิตโครงการ - ลำดับของระยะโครงการที่กำหนดขึ้นตามความต้องการในการจัดการโครงการ กระบวนการจัดการโครงการวงจรชีวิตโดยทั่วไปประกอบด้วยขั้นตอนสำคัญสี่ขั้นตอน ได้แก่ การเริ่มต้นโครงการ การวางแผนโครงการ การดำเนินโครงการ และการปิดโครงการ

การเริ่มต้นเป็นระยะโครงการคือระยะแรกในวงจรการจัดการวงจรชีวิตโครงการ การเริ่มต้นเกี่ยวข้องกับการเริ่มต้นโครงการใหม่

การเริ่มต้นโครงการใหม่ต้องมีการกำหนดวัตถุประสงค์ ขอบเขตของงาน และผลลัพธ์ มีการคัดเลือกทีมงานโครงการ ตั้งสำนักงานโครงการ และแนวคิดโครงการถูกสร้างขึ้น นี่เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้ได้รับการอนุมัติและเริ่มขั้นตอนต่อไป

โดยทั่วไป มีหกขั้นตอนสำคัญในการเริ่มต้นโครงการใหม่อย่างถูกต้อง:

• การพัฒนากรณีธุรกิจ

• การพัฒนาการศึกษาความเป็นไปได้

• การสร้างกฎบัตรโครงการ

• การแต่งตั้งทีมงานโครงการ

• การจัดตั้งสำนักงานโครงการ

• การทบทวนระยะ (การประเมินและการตรวจสอบผลการวางแผน)

การเริ่มต้นเป็นระยะของโครงการเป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในวงจรชีวิต เนื่องจากเป็นช่วงที่ทีมถูกสร้างขึ้น ซึ่งการดำเนินโครงการโดยรวมจะขึ้นอยู่กับอนาคต

การวางแผนในการจัดการโครงการคือการสร้างรูปแบบการจัดการโครงการในคอมเพล็กซ์ การวางแผนควรคำนึงถึงความเป็นไปได้ในการดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้:

• การประเมินประสิทธิภาพโดยคำนึงถึงการวิเคราะห์ความเบี่ยงเบนในแง่ของเงื่อนไขและต้นทุนโดยใช้แนวโน้มในการพัฒนากระบวนการออกแบบ

  การยืนยันวัตถุประสงค์ที่เกี่ยวข้องกับการประเมินขั้นตอนการออกแบบที่นำมาใช้

• ข้อเสนอเกี่ยวกับวิธีการวิเคราะห์เชิงคุณภาพตามวิธีสถิต

  การวิเคราะห์ทรัพยากรขึ้นอยู่กับการตัดสินใจเกี่ยวกับความจำเป็นในการปรับแผนการทำงานและใช้การดำเนินการแก้ไขเพื่อกำจัดหรือลดผลที่ไม่พึงประสงค์ของการเบี่ยงเบนที่เกิดขึ้น

การตั้งค่าพื้นฐานโครงการควรระบุวัตถุประสงค์ของโครงการและความต้องการทรัพยากรโดยประมาณ

ขั้นตอนสุดท้ายในการพัฒนาโครงการคือการนำผลลัพธ์ของขั้นตอนต่างๆ ของการพัฒนาไปสู่ผลลัพธ์สุดท้าย หรืออีกนัยหนึ่งคือรายงาน รายงานขั้นสุดท้ายจะต้องมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับโครงการ ควรเขียนรายงานเพื่อให้ผู้อ่านสามารถสร้างโครงการในหัวของเขาได้อย่างง่ายดาย

รายงานต้องมีส่วนต่อไปนี้เป็นอย่างน้อย:

• คำอธิบายประกอบ;

• บทนำ (บทสรุปของโครงการ);

• ออกแบบ;

• การดำเนินโครงการและสรุปข้อมูล

• การวิเคราะห์ข้อมูลและผลลัพธ์

• ผลลัพธ์และการอภิปราย

• ลิงค์

ข้อมูลสรุปคือข้อมูลสรุปหนึ่งหน้าของโครงการของคุณที่ครอบคลุมประเด็นการออกแบบที่สำคัญและพารามิเตอร์โครงการที่สำคัญที่สุด ประวัติย่อเป็นการโฆษณาข้อมูลสำหรับโครงการ รายงานต้องมีความถูกต้องและอธิบายรายละเอียดที่สำคัญทั้งหมดอย่างชัดเจน

จำเป็นอย่างยิ่งที่รายงานจะต้องสามารถอ่านและเข้าใจได้สำหรับผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องกับโครงการ เป็นความคิดที่ดีเสมอที่จะรวมตัวช่วยด้านภาพจำนวนมาก เช่น กราฟที่สร้างขึ้นโดยใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม เพื่อแสดงผลของโครงการให้ดียิ่งขึ้น

แนวปฏิบัติในการจัดการโครงการที่เกี่ยวข้องกับขั้นตอนการดำเนินงานของโครงการ ได้แก่ :

• การดำเนินการตามแผนโครงการเบื้องต้น งานของผู้จัดการโครงการคือการเริ่มต้นการดำเนินกิจกรรมโครงการ รับและควบคุมการจัดสรรทรัพยากร รับสมัครและฝึกอบรมสมาชิกในทีมใหม่ รักษากำหนดการของโครงการ และรับประกันคุณภาพของผลลัพธ์ของโครงการ

• ติดตามความคืบหน้าของโครงการเทียบกับพื้นฐานโครงการ

• การระบุและประเมินความเสี่ยง การวางแผนความเสี่ยงรวมถึงกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการระบุและการวิเคราะห์ความเสี่ยง (ความล่าช้าในการพัฒนาเอกสาร ค่าใช้จ่ายส่วนเกินของงานออกแบบ ฯลฯ) และการพัฒนามาตรการที่วางแผนไว้เพื่อเพิ่มผลบวกและลดผลกระทบเชิงลบของการเกิด เหตุการณ์ความเสี่ยง

• การสร้างงบประมาณเบื้องต้น งบประมาณควรสรุปตามแผน

• ต้นทุนและรายได้ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ

• การพัฒนารายงานการทำงาน เอกสารนี้จะแสดงรายการงานที่จะดำเนินการและผลลัพธ์ที่คาดหวังของโครงการ

ข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับระบบการจัดการการดำเนินโครงการในบริบทของการเปลี่ยนแปลง:

• การจัดการการเปลี่ยนแปลงพื้นฐานโครงการ ต้องเก็บบันทึกที่สมบูรณ์ของเหตุการณ์โครงการทั้งหมด สมุดงานโครงการเป็นแหล่งข้อมูลหลักสำหรับรายงานโครงการทั้งหมด

• รับข้อมูลการดำเนินงานเกี่ยวกับสถานะของโครงการ ซึ่งหมายความว่าทีมงานโครงการทั้งหมดควรแชร์แผนโครงการทั้งหมด และควรแจ้งการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในแผนให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดทราบ เพื่อให้ศูนย์รับผิดชอบโครงการแต่ละแห่งรับทราบความคืบหน้าของแผน

• มุ่งเน้นไปที่ลูกค้า จำเป็นต้องสร้างทีมงานโครงการที่มีประสิทธิภาพสูง ในกระบวนการทำงาน สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาขอบเขตการทำงานในกิจกรรมของทีมงานโครงการ

แนวปฏิบัติในการจัดการโครงการที่เกี่ยวข้องกับการปิดโครงการ ได้แก่:

• ปิดโครงการ

• ดำเนินการทบทวนโครงการย่อยในโครงสร้างโครงการ

• การปิดสัญญากับลูกค้า

ในการสร้างแบบจำลองน้ำตก งานโครงการจะเคลื่อนที่เป็นเส้นตรงผ่านชุดของขั้นตอนต่างๆ เช่น:

• การวิเคราะห์ความต้องการ (การวิจัยด้านสิ่งแวดล้อม);

• ออกแบบ;

• การพัฒนาและการดำเนินโครงการย่อย

• การตรวจสอบโครงการย่อย

• ทบทวนโครงการโดยรวม

ข้อเสียของวิธีนี้คือการสะสมของข้อผิดพลาดที่เป็นไปได้ในระยะแรกจนถึงจุดสิ้นสุดของโครงการ และเป็นผลให้ความเสี่ยงของความล้มเหลวของโครงการและต้นทุนโครงการเพิ่มขึ้น

การใช้เทคโนโลยีการจัดการโครงการตามขั้นตอนของวงจรชีวิตช่วยลดความเสี่ยงของการรบกวนการดำเนินธุรกิจตามปกติโดยให้การสนับสนุนการวิเคราะห์และข้อมูลที่จำเป็น ปรับให้เข้ากับทีมเดียว เทคโนโลยี และทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการดำเนินโครงการ ทักษะที่จำเป็นขึ้นอยู่กับแต่ละโครงการและทรัพยากรที่มีภายใต้เงื่อนไขที่กำหนด

ยิ่งมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นระหว่างการดำเนินโครงการมากเท่าใด องค์กรแม่จะต้องทำการปรับเปลี่ยนมากขึ้นเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของโครงการ และความเสี่ยงที่โครงการจะล้มเหลวก็จะยิ่งสูงขึ้นเท่านั้น ความยากหลักที่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในการดำเนินโครงการคือรูปแบบการจัดการในแต่ละขั้นตอนจะไม่ซ้ำกันและเปลี่ยนแปลงตลอดทั้งโครงการ

วิธีการวนซ้ำ (อังกฤษ การวนซ้ำ - การทำซ้ำ) - การปฏิบัติงานควบคู่ไปกับการวิเคราะห์ผลลัพธ์ที่ได้รับอย่างต่อเนื่องและการปรับขั้นตอนก่อนหน้าของงาน โครงการที่มีแนวทางนี้ในแต่ละขั้นตอนของการพัฒนาจะต้องผ่านวงจรซ้ำ: การวางแผน - การนำไปใช้ - การตรวจสอบ - การประเมินผล (อังกฤษ. วงจรแผน-ทำ-ตรวจสอบ-การกระทำ)

ประโยชน์ของวิธีการวนซ้ำ:

• ลดผลกระทบของความเสี่ยงที่รุนแรงในช่วงแรกของโครงการ ซึ่งนำไปสู่การลดต้นทุนในการกำจัด

• องค์กรของข้อเสนอแนะที่มีประสิทธิภาพของทีมงานโครงการกับผู้บริโภค (เช่นเดียวกับลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย) และการสร้างผลิตภัณฑ์ที่ตรงกับความต้องการของเขา

• มุ่งเน้นไปที่พื้นที่ที่สำคัญที่สุดของโครงการ

  การทดสอบซ้ำอย่างต่อเนื่องเพื่อประเมินความสำเร็จของโครงการทั้งหมดโดยรวม

• การตรวจหาข้อขัดแย้งระหว่างข้อกำหนด แบบจำลอง และการดำเนินโครงการตั้งแต่เนิ่นๆ

• การโหลดผู้เข้าร่วมโครงการที่สม่ำเสมอมากขึ้น

• การใช้ประสบการณ์ที่สะสมอย่างมีประสิทธิภาพ

• การประเมินสถานะปัจจุบันของโครงการอย่างแม่นยำ และส่งผลให้ลูกค้าและผู้เข้าร่วมโดยตรงมีความมั่นใจมากขึ้นในการดำเนินการให้สำเร็จลุล่วง

ดังนั้นในขั้นตอนการวางแผน การตัดสินใจว่าจะจัดการโครงการอย่างไรจึงเป็นสิ่งจำเป็น การตัดสินใจนี้ควรขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของงานและประสบการณ์ของทีม ทางเลือกของวิธีการจัดการจะขึ้นอยู่กับระดับความสมบูรณ์ของโครงการ องค์กร จำนวนโครงการ ความซับซ้อนของโครงการ และระยะเวลาของโครงการ

การจัดการคุณภาพโครงการ

การจัดการคุณภาพโครงการเป็นกระบวนการที่ควบคุมและรักษาคุณภาพตลอดทั้งโครงการ แม้ว่าบริบทอาจบอกเป็นนัยว่า "คุณภาพ" หมายถึง "ความสมบูรณ์แบบ" ในกรณีนี้ มักจะเกี่ยวกับการรับประกันความสม่ำเสมอของคุณภาพตลอดทั้งโครงการมากกว่า อย่างไรก็ตาม ความหมายที่แท้จริงของคำว่า "คุณภาพ" ขึ้นอยู่กับสิ่งที่ลูกค้าหรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการจากโครงการ และอาจแตกต่างกันไปในแต่ละโครงการ

เป้าหมายหลักในการจัดการคุณภาพโครงการคือเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการตรงตามความต้องการที่ถูกสร้างขึ้นในตอนแรก - ไม่มากไปไม่น้อยไป การจัดการคุณภาพในโครงการเป็นกิจกรรมหลายแง่มุมที่ต้องให้ความสนใจอย่างต่อเนื่องจากผู้จัดการและความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติงาน ความเบี่ยงเบนด้านคุณภาพอาจส่งผลร้ายแรงที่สุดสำหรับโครงการ

การจัดการคุณภาพสมัยใหม่และการจัดการโครงการช่วยเสริมซึ่งกันและกัน แนวคิดทั้งสองเน้นที่ความพึงพอใจของลูกค้าและความเชื่อหลักที่ว่าคุณภาพนำไปสู่ความพึงพอใจของลูกค้า เป้าหมายหลักในการจัดการคุณภาพโครงการคือเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการตรงตามความต้องการที่ถูกสร้างขึ้นในตอนแรก - ไม่มากไปไม่น้อยไป

กล่าวอีกนัยหนึ่ง เพื่อให้มั่นใจในคุณภาพ ผู้ดำเนินโครงการต้องตอบสนองความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย อย่างไรก็ตาม การประชุมหรือเกินข้อกำหนดไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของการจัดการคุณภาพโครงการ อ้างอิงจาก Project Management Body of Knowledge Guide (PMBOK Guide) คุณภาพคือ "ขอบเขตที่ชุดของลักษณะเฉพาะที่ตรงตามข้อกำหนด" ผู้จัดการโครงการและทีมบริหารโครงการมีหน้าที่รับผิดชอบเฉพาะในการสร้างความสมดุลระหว่างคุณภาพและเกรด (หมวดหมู่หรืออันดับที่กำหนดให้กับผลิตภัณฑ์หรือบริการที่มีการใช้งานเหมือนกันแต่มีลักษณะทางเทคนิคต่างกัน)

ความรับผิดชอบนี้ทำให้มั่นใจว่าเป็นไปตามความคาดหวังด้านคุณภาพ

ในช่วงเริ่มต้นของโครงการ มีการกำหนดข้อกำหนดด้านคุณภาพและตกลงร่วมกันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ข้อกำหนดเหล่านี้กลายเป็นพื้นฐานของงานโครงการ หลังจากนั้น งานของผู้จัดการโครงการคือต้องแน่ใจว่างานเสร็จสิ้นโดยไม่เกินข้อกำหนดที่กำหนด เนื่องจากจะนำไปสู่การใช้ทรัพยากรมากเกินไป คุณภาพไม่ได้เกี่ยวกับการให้บริการพิเศษแก่ลูกค้าหรือการทำงานพิเศษ

การจัดการคุณภาพโครงการประกอบด้วยสามกระบวนการหลัก:

1. การวางแผนการจัดการคุณภาพรวมถึงการกำหนดข้อกำหนดและมาตรฐานคุณภาพสำหรับโครงการและผลิตภัณฑ์ ควรสื่อสารเป้าหมายของการจัดการคุณภาพของโครงการไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด และควรมอบหมายงานที่เกี่ยวข้องให้กับผู้รับผิดชอบ

2. การประกันคุณภาพเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบข้อกำหนดด้านคุณภาพและผลการควบคุมคุณภาพเพื่อให้แน่ใจว่ามีการใช้มาตรฐานคุณภาพที่เหมาะสม เมื่อไม่เป็นไปตามมาตรฐานหรือไม่บรรลุเป้าหมาย ขั้นตอนที่จำเป็นและการดำเนินการแก้ไขจะต้องดำเนินการเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้

3. การควบคุมคุณภาพ - รวมถึงการติดตามและบันทึกผลลัพธ์ของกิจกรรมการประกันคุณภาพเพื่อประเมินผลการปฏิบัติงานและเสนอแนะการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น

มาตรฐานคุณภาพของโครงการควรมีรายละเอียดและระบุไว้ องค์การระหว่างประเทศเพื่อการมาตรฐาน (ISO) เป็นสหพันธ์ทั่วโลกของหน่วยงานมาตรฐานแห่งชาติจากกว่า 145 ประเทศ ซึ่งแต่ละหน่วยงานเป็นตัวแทนของหน่วยงานเดียว ISO เป็นองค์กรพัฒนาเอกชนที่ก่อตั้งขึ้นในปี 2490 และตั้งอยู่ในเจนีวา ประเทศสวิตเซอร์แลนด์ ภายในกรอบของ ISO มีคณะกรรมการด้านเทคนิคเฉพาะทางมากกว่า 180 คณะ คณะอนุกรรมการประมาณ 650 คณะ และกลุ่มเฉพาะทาง 2840 กลุ่ม งานขององค์กรนี้ขึ้นอยู่กับความร่วมมืออย่างใกล้ชิดกับองค์กรระหว่างประเทศอื่น ๆ

เพื่อทำความเข้าใจว่าองค์กรออกแบบจัดเตรียมพารามิเตอร์ที่สำคัญสำหรับกิจกรรมของพวกเขาเช่นการบำรุงรักษาและการพัฒนาคุณภาพอย่างไร จำเป็นต้องพิจารณาว่าระบบการจัดการคุณภาพหรือระบบการจัดการคุณภาพคืออะไร หากระบบการจัดการเป็นกรอบของกระบวนการและขั้นตอนที่ใช้ในการดำเนินงานทั้งหมดที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์” จากนั้นย้อนกลับไปที่ ISO 9000 เราจะพบคำจำกัดความของ “ระบบการจัดการสำหรับการกำกับและควบคุมองค์กรเกี่ยวกับ คุณภาพ". ระบบการจัดการคุณภาพ (QMS) คือ “ชุดของกระบวนการที่เกี่ยวข้องกันหรือมีปฏิสัมพันธ์ซึ่งใช้เพื่อแนะนำ [โครงการ] เพื่อให้แน่ใจว่าผลิตภัณฑ์เป็นไปตามข้อกำหนดที่ระบุ

ระบบการจัดการคุณภาพ (QMS) เป็นสถาปัตยกรรมกระบวนการคุณภาพที่จำเป็นซึ่งวางรูปแบบการจัดการโครงการทั้งหมดไว้ ระบบการจัดการคุณภาพได้รับการออกแบบเพื่อกำกับและควบคุม [ของโครงการ] เกี่ยวกับคุณภาพ สรุปคำจำกัดความต่าง ๆ เราสามารถพูดได้ว่า QMS เป็นระบบที่สร้างขึ้นสำหรับการจัดทำนโยบายและเป้าหมายอย่างต่อเนื่องในด้านคุณภาพของโครงการและเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่เกี่ยวข้อง

นอกเหนือจากการกำหนดมาตรฐานคุณภาพของโครงการแล้ว ยังมีการจัดการด้านคุณภาพในด้านอื่นๆ อีกหลายประการ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง:

• การพัฒนากลยุทธ์เพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐาน (การประกันคุณภาพ)

  คุณภาพการวัด (การควบคุมคุณภาพ)

แต่ละรายการเหล่านี้ควรกล่าวถึงในหัวข้อคุณภาพของแผนการจัดการโครงการ ควรบันทึกผลการควบคุมคุณภาพตลอดทั้งโครงการ และควรปรับปรุงการเปลี่ยนแปลงกลยุทธ์ให้เป็นส่วนหนึ่งของแผนการจัดการโครงการ

ดังนั้น การจัดการคุณภาพในโครงการจึงเป็นกิจกรรมหลายแง่มุมที่ต้องการความสนใจอย่างต่อเนื่องของผู้จัดการและความรับผิดชอบของผู้ปฏิบัติงาน ความเบี่ยงเบนด้านคุณภาพอาจส่งผลร้ายแรงที่สุดสำหรับโครงการ