หลักการ คัมบัง เพื่อ ประสิทธิภาพ ของ เวิร์กโฟลว์ ที่ เหมาะสม ที่สุด

หลักการ คัมบัง เพื่อ ประสิทธิภาพ ของ เวิร์กโฟลว์ ที่ เหมาะสม ที่สุด

David J. Anderson เป็นผู้บุกเบิกด้านการผลิตแบบลีนและคัมบังในสาขาเทคโนโลยีที่ต้องใช้ความรู้สูง (อัจฉริยะ) และเป็นหนึ่งในผู้ก่อตั้งวิธีคัมบัง เขาเป็นผู้กำหนดวิธีการ Kanban เพื่อเป็นแนวทางในกระบวนการวิวัฒนาการที่ค่อยเป็นค่อยไปของการเปลี่ยนแปลงระบบสำหรับองค์กรแห่งการเรียนรู้ (“การทำงานอย่างชาญฉลาด”) เจ. แอนเดอร์สันกล่าวว่า วิธีการนี้มุ่งเน้นที่เป้าหมาย และรากฐานสามารถแบ่งออกเป็นหลักการสองประเภทและวิธีปฏิบัติหกประเภท

David_J_Anderson_kanban.webp

มาดูกันว่าหลักการของ Kanban method มีอะไรบ้าง:

1) หลักการของการจัดการการเปลี่ยนแปลง:

  • เริ่มจากสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่ตอนนี้

  • ตกลงที่จะทำการเปลี่ยนแปลงวิวัฒนาการอย่างค่อยเป็นค่อยไป

  • ส่งเสริมการเป็นผู้นำในทุกระดับ

2) หลักการในการให้บริการ:

  • ให้ความสำคัญกับความต้องการและความคาดหวังของลูกค้า

  • จัดการงาน ไม่ใช่พนักงาน

  • ตรวจสอบเครือข่ายบริการอย่างสม่ำเสมอ

องค์กรแห่งนวัตกรรมและแห่งการเรียนรู้ใดๆ มักจะมุ่งมั่นเพื่อการเปลี่ยนแปลงเชิงวิวัฒนาการและการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ภารกิจที่สำคัญที่สุดของการจัดการการเปลี่ยนแปลงคือเพื่อให้แน่ใจว่ามีการรวมงานและกระบวนการใหม่เข้ากับงานที่มีอยู่อย่าง "ราบรื่น" โดยไม่รบกวนเวิร์กโฟลว์ วิธีการ Kanban ช่วยแก้ปัญหานี้ การทำความเข้าใจพื้นฐานของ Kanban คู่มือเกี่ยวกับหลักการและวิธีปฏิบัติ

หลักการจัดการการเปลี่ยนแปลงคัมบัง

หลักการที่ 1: เริ่มจากสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่ตอนนี้

Kanban มอบความยืดหยุ่นในการใช้วิธีการนอกเหนือจากระบบงานและกระบวนการที่มีอยู่โดยไม่รบกวนขั้นตอนที่มีอยู่ วิธีการ Kanban ขอแนะนำอย่างยิ่งให้คุณไม่ทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับการตั้งค่า/กระบวนการที่มีอยู่ในทันที ข้อจำกัดที่สำคัญและข้อดีในเวลาเดียวกันคือ Kanban สามารถและควรนำไปใช้กับเวิร์กโฟลว์ปัจจุบันโดยตรง การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่จำเป็นสามารถค่อยๆ ทำไปตามระยะเวลาที่สะดวกสำหรับทีม

วิธีการเองตระหนักดีว่ากระบวนการ บทบาท ความรับผิดชอบ และตำแหน่งที่มีอยู่นั้นมีคุณค่าและโดยทั่วไปควรค่าแก่การรักษาไว้ ซึ่งแตกต่างจากวิธีการอื่นๆ Kanban เองไม่ได้กำหนดการเปลี่ยนแปลงองค์กรใดๆ ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงบทบาทและคุณสมบัติที่มีอยู่ซึ่งอาจทำงานได้ดี ทีมงานจะร่วมกันระบุและดำเนินการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น

โดยธรรมชาติ ในกระบวนการดำเนินการเปลี่ยนแปลง วิธีการจะ "เน้น" ปัญหาที่ต้องแก้ไข และช่วยประเมินและวางแผนการเปลี่ยนแปลงในลักษณะที่การดำเนินการเกิดขึ้นโดยไม่เกิดอันตราย (หรือเสียค่าใช้จ่ายน้อยที่สุด) ต่อผู้เข้าร่วมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

หลักการที่ 2: ปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงทางวิวัฒนาการที่เพิ่มขึ้น

วิธีการ Kanban ได้รับการออกแบบมาเพื่อสนับสนุนแนวทางกระบวนการในการจัดการการเปลี่ยนแปลง ซึ่งประกอบด้วยการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยและค่อยเป็นค่อยไป แต่เปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องในกระบวนการปัจจุบันผ่านการแนะนำรูปแบบใหม่ของความร่วมมือและข้อเสนอแนะ ดังนั้นจึงได้รับการออกแบบมาสำหรับความต้านทานของระบบขั้นต่ำ

ตามกฎแล้ว การเปลี่ยนแปลงที่รุนแรงในคัมบังไม่ได้รับการต้อนรับ เพราะตามจิตวิทยาองค์กร การเปลี่ยนแปลงที่รุนแรงในองค์กรมักจะถูกต่อต้านเนื่องจากความกลัวหรือความไม่แน่นอน

ในทางตรงกันข้าม การเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ จำนวนมากจะช่วยลดความเสี่ยงของระบบทั้งหมด แนวทางวิวัฒนาการของ Kanban ส่งผลให้เกิดการต่อต้านเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลยภายในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง

หลักการที่ 3: ส่งเสริมการเป็นผู้นำในทุกระดับ

ความเป็นผู้นำในองค์กรทุกระดับขึ้นอยู่กับความรู้และการกระทำประจำวันของผู้คนที่มุ่งเป้าไปที่การปรับปรุงวิธีการทำงาน ไม่ว่าลักษณะเฉพาะของกิจกรรมหรือความรู้เกี่ยวกับกิจกรรมนี้อาจดูเล็กน้อยเพียงใด การสังเกตร่วมกันแต่ละครั้งจะมีส่วนช่วยในการปรับปรุงการคิด (ไคเซ็น) อย่างต่อเนื่องเพื่อให้ได้ประสิทธิภาพที่ดีที่สุด

โมเดลผู้นำที่ปรับปรุงความคิดสามารถประสบความสำเร็จได้เท่าเทียมกันในระดับทีม/แผนก/บริษัท แต่วิธีแก้ปัญหานี้เป็นผลมาจากความคิดสร้างสรรค์ร่วมกัน ไม่ใช่สิทธิพิเศษหรือหน้าที่เฉพาะตัวของระดับบริหาร บุคลากรทุกระดับสามารถเสนอแนวคิดและแสดงความเป็นผู้นำในการดำเนินการเปลี่ยนแปลงเพื่อปรับปรุงวิธีการส่งมอบผลิตภัณฑ์และบริการอย่างต่อเนื่อง

หลักการทั้งสามนี้ช่วยให้องค์กรต่างๆ เอาชนะการต่อต้านทางอารมณ์และความกลัวต่อการเปลี่ยนแปลงโดยทั่วไป ซึ่งมักจะมาพร้อมกับการริเริ่มการเปลี่ยนแปลงขององค์กร

หลักการให้บริการ

หลักการที่ 1: มุ่งเน้นไปที่ความต้องการและความคาดหวังของลูกค้า

การส่งมอบคุณค่าให้กับลูกค้าควรเป็นศูนย์กลางของปรัชญาการดำเนินธุรกิจของทุกองค์กร การทำความเข้าใจความต้องการและความคาดหวังของลูกค้าจะดึงความสนใจไปที่คุณภาพของบริการที่มอบให้และคุณค่าที่พวกเขาสร้างขึ้น

หลักการที่ 2: จัดการงาน

การจัดการงานในเครือข่ายบริการทำให้มั่นใจได้ว่าผู้คนมีโอกาสที่จะจัดระเบียบการทำงานด้วยตนเอง สิ่งนี้ทำให้ผู้จัดการสามารถมุ่งความสนใจไปที่การบรรลุผลที่ต้องการโดยปราศจากความปั่นป่วน เอิกเกริก และเอะอะโวยวาย กล่าวคือ ปราศจากเสียงรบกวน สร้างขึ้นโดยบุคคลที่จัดการในระดับจุลภาคและเกี่ยวข้องโดยตรงกับบริการ

หลักปฏิบัติที่ 3 ตรวจสอบเครือข่ายบริการอย่างสม่ำเสมอ

เมื่อพัฒนาและนำไปใช้แล้ว แนวทางที่มุ่งเน้นการบริการต้องมีการประเมินอย่างต่อเนื่องเพื่อพัฒนาวัฒนธรรมการบริการลูกค้า ด้วยการใช้การทบทวนเครือข่ายบริการและการประเมินนโยบายการดำเนินงานที่ใช้เป็นประจำ Kanban ส่งเสริมผลลัพธ์ที่ดีขึ้นและการปรับปรุงคุณภาพที่ก้าวหน้า

ดังนั้น Kanban เป็นวิธีการจัดการจึงมุ่งพัฒนาแนวทางการบริการที่มุ่งเน้น

แนวทางนี้ต้องการ:

  • ความเข้าใจอย่างลึกซึ้งในความต้องการของลูกค้า

  • การสร้างเครือข่ายบริการที่มีการรวมทีมงาน - ผู้คนจัดระเบียบตัวเองในการทำงาน

  • มั่นใจในการพัฒนาอย่างต่อเนื่องของระบบ "จากภายใน"

คำศัพท์เพื่อช่วยให้คุณเริ่มต้นใช้งาน Kanban

Kanban board — หนึ่งในองค์ประกอบหลักของวิธี Kanban ซึ่งจะแสดงรายการงานทั้งหมด ควรแบ่งออกเป็นอย่างน้อย 3 คอลัมน์ - คำขอ กำลังดำเนินการ เสร็จสิ้น แต่ละคอลัมน์แสดงถึงขั้นตอนต่างๆ ของขั้นตอนการทำงาน

Columns — องค์ประกอบที่แบ่งบอร์ดคัมบังในแนวตั้ง ซึ่งแต่ละองค์ประกอบแสดงถึงขั้นตอนที่แตกต่างกันในเวิร์กโฟลว์ บอร์ดคัมบังแต่ละบอร์ดมี 3 คอลัมน์เริ่มต้น: ร้องขอ, กำลังดำเนินการ, เสร็จสิ้น ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของเวิร์กโฟลว์ สามขั้นตอนนี้สามารถแบ่งออกเป็นคอลัมน์ย่อยขนาดเล็กจำนวนมากได้

Swimlanes — เลนที่แบ่งกระดานคัมบังออกเป็นส่วนแนวนอน ทีมใช้สิ่งเหล่านี้เพื่อแยกงานประเภทต่างๆ บนกระดานเดียวกันและจัดระเบียบงานที่คล้ายกันออกเป็นกลุ่ม

Kanban card — บัตรที่แสดงถึงรายการงานเฉพาะที่ย้ายไปรอบๆ กระดานคัมบัง การ์ดประกอบด้วยข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับงาน วันครบกำหนด ขอบเขตของงาน ผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบ ฯลฯ

Block ("Blocked") — การระบุถึงปัญหากับรายการงานที่ขัดขวางไม่ให้ดำเนินการต่อ

Visual metrics — เครื่องมือภาพที่ช่วยให้ทีมงานมองเห็นกระบวนการและค้นพบวิธีการปรับปรุง

Cycle time — ระยะเวลาระหว่างการย้ายงานไปยังคอลัมน์ "กำลังดำเนินการ" และผลลัพธ์ของงานไปยังคอลัมน์ "เสร็จสิ้น" พูดง่ายๆ คือ วงจรเวลาจะเริ่มขึ้นทันทีที่งานใหม่เข้าสู่ขั้นตอน "กำลังดำเนินการ" และมีคนกำลังดำเนินการอยู่จริงๆ

Summary block diagram — แผนภูมิตัวอย่างที่แสดงรอบเวลา WIP และปริมาณงานในช่วงเวลาที่กำหนดในแถบสี

Lead time — ระยะเวลาระหว่างการร้องของานใหม่ (ไม่ว่าจะมีใครทำงานอยู่หรือไม่ก็ตาม) และลบออกจากระบบ

Bandwidth — จำนวนของรายการงานที่ผ่านไป (ทุกขั้นตอนจนถึงขั้นตอนที่เสร็จสมบูรณ์) ผ่านระบบหรือกระบวนการในช่วงเวลาที่กำหนด ปริมาณงานเป็นเมตริกสำคัญที่แสดงให้เห็นว่าทีมมีประสิทธิผลมากน้อยเพียงใดเมื่อเวลาผ่านไป

Backlog — สรุปรายการงานที่ต้องทำให้เสร็จแต่ยังไม่ได้จัดลำดับความสำคัญ โดยปกติแล้ว คอลัมน์แรกบนกระดานคือรายการที่ค้าง

Work in Progress (WIP) — จำนวนงานปัจจุบันที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์

WIP limits — ขีดจำกัดด้านกฎระเบียบเกี่ยวกับจำนวนงานที่ทีมสามารถทำงานได้ในเวลาเดียวกันเพื่อหลีกเลี่ยงการโอเวอร์โหลดและการสลับบริบท

Service classes — ชุดนโยบายที่ช่วยให้ทีม Agile จัดลำดับความสำคัญของรายการงานและโครงการต่างๆ

Cadences (Kanban Cadences) — การประชุมตามรอบที่อำนวยความสะดวกในการเปลี่ยนแปลงเชิงวิวัฒนาการและการส่งมอบบริการที่ตรงหรือเกินความคาดหวังของลูกค้า

Kanban software — ระบบดิจิทัลที่สนับสนุนการประยุกต์ใช้วิธีการและหลักการของ Kanban ที่ใช้งานได้จริงสำหรับทีมและองค์กรทุกขนาด

Process Policies — นี่เป็นกฎหรือแนวทางที่ทีมที่ใช้บอร์ด Kanban พัฒนาเพื่อใช้อย่างสม่ำเสมอ

Scrumban — เดิมทีวิธีการแบบผสมผสานนั้นมีจุดประสงค์เพื่อลดการเปลี่ยนทีมจากการต่อสู้เป็นคัมบัง