7 เครื่องมือ สำหรับ การทำงานระยะไกล ที่ประสบความสำเร็จ

• Google Docs

• Zoom

• Dropbox

• Rememo

• LightShot

• GitHub

น่าเสียดายที่สำหรับผู้จัดการหลายคน งานทางไกลยังคงเกี่ยวข้องกับงานที่ไม่ตรงเวลา การไม่ทำตามกำหนดเวลา และความไม่สม่ำเสมอของระเบียบวินัย แม้ว่าเทคโนโลยีสมัยใหม่จะนำระดับการสื่อสารภายในทีมไปสู่ระดับใหม่ บริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ กระดานงาน และการแชท ช่วยให้คุณทำงานในโหมด "โฮมออฟฟิศ" ได้อย่างมีประสิทธิภาพไม่น้อยไปกว่าปกติ จำนวนแอปพลิเคชันที่มีประโยชน์สำหรับงานทางไกลเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง ทำงานที่บ้านอย่างไร ให้ประสบความสำเร็จ 7 เครื่องมือที่มีประโยชน์ รายการนี้รวมเครื่องมือหลักสำหรับการเริ่มทำงานทางไกลที่ประสบความสำเร็จ

1. Google Docs

แพ็คเกจเว็บฟรีของ Google Docs ไม่เพียงแต่รวมเอกสารเท่านั้น แต่ยังรวมถึงตาราง รูปภาพ การนำเสนอ การทดสอบ ฯลฯ  ส่วนเสริมที่ยอดเยี่ยมสำหรับโฮมออฟฟิศที่ให้คุณสร้างเอกสารใหม่แบบเรียลไทม์ จากรูปลักษณ์ของมัน Google Docs นั้นคล้ายกับ Microsoft Word ที่คุ้นเคยมาก ในนั้น คุณยังสามารถคัดลอก เปลี่ยนสีและแบบอักษรของข้อความ และจัดแนวและวางองค์ประกอบที่จำเป็น ดังนั้นผู้ใช้ส่วนใหญ่สามารถใช้งานได้โดยไม่ต้องมีการฝึกอบรมเพิ่มเติม

1. การแบ่งปัน, ทีมงานทั้งหมดสามารถทำงานในโครงการได้ในเวลาเดียวกัน คุณเพียงแค่ต้องสร้างเอกสารฐานและเลือกหนึ่งในโหมดการเข้าถึง: อ่านอย่างเดียว,แก้ไข หรือแสดงความคิดเห็น คุณสามารถแชร์เอกสารบนโซเชียลเน็ตเวิร์กหรือเชิญทีมทางอีเมล

2. ความคิดเห็น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระดับของการเข้าถึง ผู้เข้าร่วมโครงการสามารถแสดงความคิดเห็นในรูปแบบของเชิงอรรถ ซึ่งสามารถนำไปใช้ได้ เป็นวิธีการทำงานเป็นทีมที่มีประสิทธิภาพ

3. การใส่องค์ประกอบต่างๆ หากจำเป็น คุณสามารถเพิ่มรูปภาพ สูตร และตารางลงในข้อความได้ (คุณสามารถเพิ่มตาราง Google และเซลล์ของตารางจะเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในเอกสารต้นฉบับ)

คุณสามารถขยายขีดความสามารถของเครื่องมือเพิ่มเติมด้วยความช่วยเหลือของส่วนขยาย ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเพิ่มสมการและกราฟลงในเอกสาร สร้างคอลัมน์ด้วยพจนานุกรม หรือสามารถแสดงความคิดเห็นด้วยเสียง

2. Zoom

นี่คือบริการการประชุมทางวิดีโอที่สะดวกสบายที่ช่วยให้คุณสร้างการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมมากกว่า 100 คนพร้อมกัน ตามที่ผู้ใช้ระบุไม่มีอะไรฟุ่มเฟือยในนั้น ความเสถียรความเรียบง่ายและความสามารถในการติดต่อกับสมาร์ทโฟน คุณสมบัติแอพสื่อสารระยะไกล

1. ง่ายต่อการเชื่อมต่อ หากต้องการจัดการประชุมทางวิดีโอ เพียงส่งลิงก์ด้วยวิธีที่สะดวก

2. การวางแผน สามารถสร้างการประชุมล่วงหน้าได้

3. ความเป็นไปได้ของการตั้งค่าเพิ่มเติม คุณสามารถเปลี่ยนหน้าต่างแสดงผู้เข้าร่วม เปลี่ยนพื้นหลัง (โดยเฉพาะเมื่อทำงานจากที่บ้าน) นำเสนองาน หรือเปิดโหมดไวท์บอร์ด

หลังจากเชื่อมต่อแล้ว คุณจะเปลี่ยนการตั้งค่าของลำโพง (หูฟัง) ไมโครโฟน กล้อง และบันทึกการประชุมทางวิดีโอได้

3. Dropbox

การโฮสต์ไฟล์บนคลาวด์ที่เชื่อถือได้เพื่อการแลกเปลี่ยนข้อมูล ไฟล์ และเอกสารอย่างปลอดภัยสำหรับสมาชิกในทีมทุกคน Dropbox ให้คุณอัปโหลดเนื้อหาโครงการงานทั้งหมดของคุณและเข้าถึงได้จากอุปกรณ์ทุกเครื่อง การซิงโครไนซ์ที่สะดวกช่วยให้คุณใช้เวลาน้อยลงในการค้นหาเอกสารเวอร์ชันล่าสุดและมุ่งเน้นที่การทำงานให้เสร็จสิ้น

คุณสมบัติการโฮสต์

1. อินเทอร์เฟซที่เรียบง่ายและชัดเจน

2. ลิงก์โดยตรงเพื่อเข้าถึงไฟล์สำหรับดาวน์โหลด

3. ความสามารถในการกู้คืนเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้า

4. การขยายตัวของพื้นที่คลาวด์

โฮสติ้งเวอร์ชันหลายภาษาเป็นข้อได้เปรียบเพิ่มเติม

4. Rememo

นี่เป็นแอปพลิเคชัน Kanban ฟรีสำหรับปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณ จะเป็นประโยชน์หากสมาชิกในทีมทำงานเดียวกันในแอปพลิเคชันที่ต่างกัน และพวกเขาต้องการวิธีในการสื่อสารระหว่างกันและติดตามความคืบหน้า แอป Rememo รวบรวมและจัดระเบียบผู้เข้าร่วมทั้งหมดในกระบวนการทำงานโดยใช้กองการ์ดง่ายๆ ซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนลำดับความสำคัญ วันที่ครบกำหนด พนักงานที่รับผิดชอบ และสถานะของความสำเร็จได้บอร์ด Kanban ช่วยจัดการ ความจำเป็นในการโต้ตอบที่ไม่มีประสิทธิภาพในโปรแกรมส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีหรือทางอีเมลเมื่อทำงานทั่วไป ในการ์ดงาน คุณสามารถตั้งค่า:

• จับเวลา;

• เงื่อนไข;

• ลำดับความสำคัญ;

• เพิ่มแท็กหรือไฮไลต์ด้วยสีเพื่อการค้นหาอย่างรวดเร็ว

การ์ดงานสามารถย้ายไปยังกระดานต่างๆ ได้ง่าย เช่น สร้างหมวดหมู่ "เสร็จสิ้น" "รอการตรวจสอบจากผู้จัดการ" "รอการอนุมัติ" ฯลฯ

5. LightShot

มื่อทำงานในโครงการร่วมกันบางครั้งการเห็นครั้งเดียวก็ดีกว่าการได้ยินคำพูดนับพันคำ ดังนั้นสำหรับการทำงานระยะไกล ตัวจัดการภาพหน้าจอจะมีความเกี่ยวข้องเสมอ เครื่องมือ LightShot ช่วยให้คุณสามารถจับภาพหน้าจอของส่วนใดๆ ของหน้าจอได้ในสองคลิก และโอนทันทีโดยใช้ลิงก์หรือโปรแกรมส่งสารที่สะดวกใดๆ ไปยังผู้เข้าร่วมโครงการทั้งหมด

6. GitHub

บริการเว็บที่สะดวกสำหรับการโฮสต์และการพัฒนาโครงการร่วมกัน Git เป็นเครื่องมือพิเศษที่ให้คุณติดตามการเปลี่ยนแปลงในไฟล์ทุกประเภท (หรือซอร์สโค้ดสำหรับนักพัฒนา) เมื่อเวลาผ่านไป แพลตฟอร์มนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการทำงานร่วมกันเป็นทีมทางไกลในโครงการ คุณสมบัติบริการเว็บ: 

1. การประสานงานร่วมกับผู้ใช้อื่นๆ

2. ค้นหาที่ง่ายและรวดเร็วในระบบของโครงการ (ที่จัดเก็บ)

3. เครื่องมือที่ใช้งานได้จริง ที่สะดวก

ความเป็นไปได้ของการใช้ GitHub ค่อนข้างกว้าง: ทีมงานสามารถทำงานกับเอกสารข้อความ สัญญา งานนำเสนอ ภาพประกอบ และอื่นๆ

7. LastPass

เมื่อทำงานในโครงการ สมาชิกในทีมทุกคนสามารถใช้บริการได้มากมาย เพื่อปกป้องข้อมูล ทุกคนควรมีรหัสผ่านที่ไม่ซ้ำกันและซับซ้อน แอป LastPass สร้างรหัสผ่านที่ซับซ้อนในที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์พิเศษ หากจำเป็น รหัสผ่านจะถูกป้อนโดยอัตโนมัติเมื่อเข้าสู่ระบบจากบัญชีที่เกี่ยวข้อง สะดวกและไม่กวนใจจาการทำงาน ผู้จัดการโครงการเป็นผู้เลือกว่าพนักงานแต่ละคนมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลใดบ้าง

เครื่องมือที่เลือกเป็นเพียงฐานของแอปพลิเคชันที่สะดวกสำหรับการทำงานทางไกล รายการทั้งหมดอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับเฉพาะของงานและลักษณะของทีม