Kanban - การ จัดการ โครงการ

Kanban - การ จัดการ โครงการ

การจัดการโครงการ Kanban เป็นวิธีการที่เวิร์กโฟลว์โครงการถูกแสดงเป็นภาพและแยกย่อยออกเป็นส่วนที่ดำเนินการได้ ผู้ปฏิบัติงานในทีมคัมบังได้รับมอบหมายงานและมุ่งเน้นเฉพาะงานของตน

สิ่งสำคัญคือต้องพิจารณาว่าเครื่องมือ Kanban เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการโครงการใดโครงการหนึ่งหรือไม่ การตัดสินใจจะขึ้นอยู่กับขนาดและความชอบของทีม เช่นเดียวกับความเฉพาะเจาะจงขององค์กร ขอบเขตของงาน และโครงการโดยรวม

ข้อได้เปรียบหลักของโครงสร้าง Kanban คือการปรับปรุงวิธีการจัดการโครงการอย่างมากโดยไม่ต้องเปลี่ยนโครงสร้างองค์กร เนื่องจากความยืดหยุ่น จึงส่งเสริมการเปลี่ยนแปลงอย่างต่อเนื่องตลอดทั้งโครงการ ซึ่งแตกต่างจากสภาพแวดล้อมเช่น Scrum ที่ไม่มีโอกาสเปลี่ยนแปลงระหว่างการวิ่ง

ระบบ Kanban มีประโยชน์สำหรับโครงการแบบครั้งเดียวที่งานไม่ต้องผ่านขั้นตอนต่างๆ หลายครั้ง โครงการที่ทำซ้ำๆ เช่น การพัฒนาคุณลักษณะของแอปพลิเคชัน ซึ่งคุณต้องย้อนกลับไปที่การออกแบบหลายครั้ง ไม่เหมาะกับกรอบคัมบัง ดังนั้น แม้ว่าโครงสร้าง Kanban จะถูกใช้ในอุตสาหกรรมและสาขาวิชามากมาย แต่ก็ทำงานได้ดีโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับโครงสร้างองค์กรที่มีลำดับงานต่อเนื่อง (การตลาด งานกิจกรรม หรือสิ่งพิมพ์)

Kanban ทำงานได้ดีที่สุดเมื่อทุกงานสามารถเสร็จสิ้นภายในคำสั่งเดียวโดยไม่ต้องพึ่งพามากเกินไป ด้วยเหตุนี้ จึงไม่เหมาะสำหรับโครงการที่ซับซ้อนซึ่งต้องการงาน ขั้นตอน และเจ้าของหลายรายการ นอกจากนี้ยังไม่เหมาะสมสำหรับโปรเจ็กต์ที่งานส่วนใหญ่ต้องการทรัพยากรที่ใช้ร่วมกัน การใช้ Kanban เพื่อการจัดการโครงการที่คล่องตัว

ต่อไปนี้เป็นสี่ประเด็นหลักของการจัดการโครงการ Kanban

1. ขั้นตอนการทำงานปัจจุบัน

ความยืดหยุ่นของ Kanban ทำให้สามารถรวมเข้ากับเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่ได้โดยไม่หยุดชะงัก

2. การเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติม

ปรัชญาของ Kanban นั้นขึ้นอยู่กับการเปลี่ยนแปลงที่เพิ่มขึ้น (เล็กน้อย) ที่ปฏิวัติเวิร์กโฟลว์ มากกว่าการเปลี่ยนแปลงที่รุนแรงซึ่งมักถูกตั้งคำถามและต่อต้าน

3. การตระหนักถึงคุณค่าของกระบวนการและบทบาทปัจจุบัน

วิธีการคัมบังไม่ทำให้กระบวนการและบทบาทที่มีอยู่เป็นโมฆะ ซึ่งช่วยให้ทีมโครงการสามารถตัดสินใจและเปลี่ยนแปลงได้ตามต้องการ

4. ความเป็นผู้นำที่สร้างแรงบันดาลใจ

ปรัชญาของ Kanban ตั้งอยู่บนพื้นฐาน "การเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยเพื่อการเติบโต" กระตุ้นให้สมาชิกในทีมทุกคนปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด

วิธีการ Kanban ในการจัดการโครงการให้ประโยชน์ที่สำคัญสามประการ

1. เพิ่มสมาธิ

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการออนไลน์ เช่น กระดาน Kanban แบบดิจิทัลช่วยให้สมาชิกในทีมเข้าใจความรับผิดชอบและมีส่วนร่วมในโครงการ ด้วยการขจัดสิ่งรบกวนอื่นๆ พนักงานสามารถมีสมาธิกับงานของตนได้อย่างเต็มที่ โดยรู้ว่าเพื่อนร่วมงานกำลังทำส่วนที่เหลืออยู่

2. ปรับปรุงการติดต่อสื่อสาร

การวิจัยแสดงให้เห็นว่าบริษัทส่วนใหญ่มีปัญหา: 8 ใน 10 คนให้คะแนนการสื่อสารทางธุรกิจว่าอยู่ในระดับปานกลางหรือแย่ บอร์ด Kanban ออนไลน์อำนวยความสะดวกในการสื่อสารที่ดีขึ้นเนื่องจากสมาชิกในทีมเข้าใจความต้องการของโครงการได้ดีขึ้น สิ่งนี้อำนวยความสะดวกโดยความสามารถในการเพิ่มความคิดเห็นไปยังการ์ด

3. ปรับปรุงทักษะขององค์กร

รายงานที่ตีพิมพ์ในปี 2019 พบว่ามีผู้คนน้อยกว่า 14% ที่เชื่อว่าบริษัทของตนมีประสิทธิภาพการจัดการโครงการที่ยอดเยี่ยม องค์กรต่างๆ สามารถแก้ปัญหานี้ได้โดยใช้การจัดการโครงการ Kanban เนื่องจากช่วยปรับปรุงการวางแผน การจัดลำดับความสำคัญ และการติดตาม ซอฟต์แวร์ช่วยให้ทีมรวบรวมงานทั้งหมดได้ในที่เดียว รวมถึงกระดานคัมบังแบบไดนามิก

บอร์ด Kanban สำหรับการจัดการโครงการสามารถใช้ได้ในวิธีต่อไปนี้

1. เลือกซอฟต์แวร์ Kanban

ระบบปฏิบัติการที่ใช้งานได้พร้อมฟังก์ชัน Kanban ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสร้างบอร์ดทั้งหมดได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง เมื่อซอฟต์แวร์มีการพัฒนา การปรับปรุงบัตรคัมบังให้ทันสมัยอยู่เสมอและจัดการเวิร์กโฟลว์แบบดิจิทัลจึงกลายเป็นเรื่องง่าย

โปรแกรมส่วนใหญ่ยังมีเทมเพลตสำหรับสร้างบอร์ดสำหรับแต่ละโครงการ และความสามารถในการปรับแต่งองค์ประกอบภายในบอร์ด ตั้งแต่สีไปจนถึงรอบเวลา

2. สร้างบอร์ด Kanban

  • ขั้นตอนง่ายๆ ไม่กี่ขั้นตอนจะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้

  • กำหนดกระบวนการหลักในขั้นตอนการทำงาน

  • เลือกเทมเพลตที่เหมาะสมสำหรับเวิร์กโฟลว์นี้

  • แก้ไขคอลัมน์ตามคำแนะนำของเทมเพลต

  • สร้างการ์ดสำหรับแต่ละงาน

อัปเดตข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับการ์ดแต่ละใบ ได้แก่

  • สมาชิกที่ได้รับการแต่งตั้ง

  • กำหนดเวลา

  • ความคิดเห็น

  • คำอธิบาย

วางการ์ดในคอลัมน์ที่เหมาะสม

ด้วยหลายโครงการ ผู้จัดการสามารถใช้โครงสร้าง Kanban เพื่อสร้างหลายบอร์ดได้

หลังจากสร้างบอร์ด Kanban แล้ว โฟกัสอยู่ที่การทำงานให้เสร็จ

3. การวิเคราะห์

ผู้จัดการโครงการสามารถติดตามเวลาเฉลี่ยที่การ์ดเดินทางผ่านเวิร์กโฟลว์และดูจำนวนงานที่เสร็จสมบูรณ์ในเวลาที่กำหนด