วิธี Kanban สามารถนำไปใช้ได้อย่างประสบความสำเร็จโดยปฏิบัติตามหลักปฏิบัติหลัก 6 ประการ ได้แก่ การทำให้เห็นภาพรวมของเวิร์กโฟลว์ การจำกัดงานระหว่างดำเนินการ (WIP) การควบคุมโฟลว์ การสร้างความโปร่งใสของนโยบาย การใช้ลูปป้อนกลับ และการร่วมมือกันเพื่อปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง การทำให้เห็นภาพรวมของเวิร์กโฟลว์ รวมถึงการทำแผนผังขั้นตอนและการใช้บอร์ด Kanban ขีดจำกัด WIP ส่งเสริมให้เสร็จสิ้นงานปัจจุบันก่อนเริ่มงานใหม่ การควบคุมโฟลว์เน้นการจัดการงานไม่ใช่คนเพื่อให้ได้อัตราที่สม่ำเสมอ นโยบายที่โปร่งใสช่วยให้การตัดสินใจดีขึ้น การใช้ลูปป้อนกลับเป็นประจำช่วยตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลง ความพยายามร่วมกันในการปรับปรุงซึ่งมีข้อมูลและวิธีการทางวิทยาศาสตร์เป็นแนวทางนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงองค์กรแบบวิวัฒนาการอย่างยั่งยืน
ในความพยายามที่จะใช้วิธี Kanban ทุกองค์กรต้องระมัดระวังเกี่ยวกับการเลือกขั้นตอนการปฏิบัติ การนำแนวทางปฏิบัติ Kanban ไปใช้ให้ประสบความสำเร็จจำเป็นต้องมีแนวทางปฏิบัติหลัก 6 ประการ แม้ว่าความชำนาญในแนวทางปฏิบัติของ Kanban มีความสำคัญต่อองค์กรแห่งการเรียนรู้ แต่กระบวนการเองก็กำลังพัฒนาไป เกือบ 40% ขององค์กรทั้งหมดรับทราบว่าวิธีที่พวกเขาใช้แนวทางปฏิบัติของ Kanban นั้นดีขึ้น เป็นระยะหรือต่อเนื่อง
ปลดล็อกประโยชน์ของ Kanban: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อประสิทธิภาพที่ดีขึ้น อย่างไรก็ตาม เพื่อให้เข้าใจธรรมชาติของการพัฒนานี้ จำเป็นต้องพิจารณาและทำความเข้าใจว่าหลักปฏิบัติคัมบัง คู่มือฉบับสมบูรณ์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด การแสดงภาพขั้นตอนการทำงาน เป็นอย่างไร
การจำกัดปริมาณและจำนวนงานที่กำลังดำเนินการ
ติดตาม ควบคุม
สร้างความโปร่งใสของนโยบายองค์กรและการจัดการ
การดำเนินการของวงจรป้อนกลับ
การปรับปรุงร่วมกัน
1. การแสดงภาพขั้นตอนการทำงาน
การแสดงภาพเป็นขั้นตอนพื้นฐานแรกสู่การยอมรับและการนำวิธี Kanban ไปใช้
สิ่งแรกและสำคัญที่สุดคือการเข้าใจสิ่งที่ต้องทำเพื่อเปลี่ยนจากความต้องการของตลาดที่เข้ามาเป็นผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปในตลาด ถัดไป ผู้จัดการจำเป็นต้องเห็นภาพขั้นตอนกระบวนการที่กำลังใช้ในการทำงานหรือให้บริการ การทำความเข้าใจว่ากระบวนการทำงานผ่านระบบการผลิตกำหนดผู้จัดการกระบวนการบนเส้นทางสู่การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องผ่านการเปลี่ยนแปลงอย่างไร
ในระดับการใช้งาน เพื่อให้เห็นภาพกระบวนการโดยใช้ระบบ Kanban จะใช้เทคนิคแบบคลาสสิก นั่นคือการทำงานบนกระดานด้วยคอลัมน์และการ์ด แต่ละคอลัมน์บนกระดานแสดงถึงขั้นตอนเวิร์กโฟลว์ที่เสร็จสมบูรณ์ การ์ด Kanban แต่ละใบแสดงถึงรายการงาน สามารถใช้สติกเกอร์หรือการ์ดที่มีสีต่างกันเป็นสื่อในการแสดงภาพ โดยระบุประเภทบริการที่แตกต่างกันหรือเพียงแค่รายการงานประเภทต่างๆ
บอร์ด Kanban ในสถานะปัจจุบันจะแสดงสถานะปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์เป้าหมาย พร้อมความเสี่ยงและข้อมูลจำเพาะทั้งหมด โดยปกติแล้ว ในการผลิตทางปัญญาที่ซับซ้อน บอร์ดคัมบังอาจมีรูปลักษณ์ที่ซับซ้อนมากขึ้นโดยมีคอลัมน์และเวิร์กโฟลว์มากขึ้น เนื่องจากรูปแบบสุดท้ายขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะและวิธีการจัดระเบียบกระบวนการ
เมื่อมองเห็นกระบวนการแล้ว จะสามารถเห็นภาพการทำงานต่อเนื่องที่ทีมกำลังทำอยู่ได้ เมื่องานประเภทใดประเภทหนึ่งเริ่มต้นขึ้น ผู้จัดการจะดึงการ์ดที่มีชื่องานและชื่อผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบ/ชื่อของคณะทำงานจากคอลัมน์สิ่งที่ต้องทำ และเมื่องานเสร็จสิ้น การ์ดนั้นจะถูกย้าย ไปที่คอลัมน์เสร็จสิ้น ดังนั้นจึงเป็นไปได้ที่จะติดตามความคืบหน้าและระบุกระบวนการคอขวดได้ง่าย
2. ข้อจำกัดของงานระหว่างทำ (Work in Progress - WIP)
หนึ่งในหน้าที่หลักของ Kanban คือเพื่อให้แน่ใจว่าสามารถควบคุมปริมาณทั้งหมดขององค์ประกอบที่ใช้งานอยู่ซึ่งอยู่ภายใต้การดำเนินการในเวลาใดก็ตาม ดังที่ David J. Anderson กล่าวไว้ "ผลข้างเคียงที่น่าสนใจของระบบดึงคือจำกัดงานระหว่างทำ (WIP) ไว้ที่บางส่วนที่ตกลงกันไว้"
การจำกัด WIP เป็นพื้นฐานของการดำเนินการตาม "ระบบดึง" และดังนั้นหลักการของ Kanban ถ้าการจัดการเวิร์กโฟลว์ไม่มีข้อจำกัดเกี่ยวกับงานที่กำลังดำเนินการ การใช้เมธอด Kanban นั้นจะไม่มีความหมาย การเปลี่ยนความสนใจของทีมไปครึ่งทางมีแนวโน้มที่จะส่งผลเสียต่อกระบวนการ และการทำงานหลายอย่างพร้อมกันเป็นเส้นทางที่นำไปสู่ความสูญเปล่าและไร้ประสิทธิภาพอย่างแน่นอน
การจำกัด WIP หมายถึงการนำระบบดึงมาใช้สำหรับแต่ละส่วนหรือเวิร์กโฟลว์ทั้งหมด โดยการจำกัด WIP ทีมงานได้รับการสนับสนุนให้ทำงานปัจจุบันให้เสร็จก่อนเริ่มงานใหม่ ดังนั้นงานที่กำลังดำเนินการอยู่ควรเสร็จสิ้นและทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้น สิ่งนี้สร้างขีดความสามารถแบบเปิดในระบบและทีมสามารถเริ่มทำงานใหม่ได้จากที่นั่น
ดังนั้น การตั้งค่าจำนวนสูงสุดของรายการต่อขั้นทำให้แน่ใจว่าการ์ดจะถูก "ดึง" ไปยังขั้นถัดไปเมื่อมีความจุเท่านั้น ข้อจำกัดดังกล่าวแสดงขอบเขตปัญหาของเวิร์กโฟลว์อย่างรวดเร็ว ซึ่งช่วยให้มองเห็นได้ และพบวิธีแก้ไขเพื่อปรับปรุง/ปรับโฟลว์ให้เหมาะสม
ในขั้นต้น อาจเป็นเรื่องยากที่จะตัดสินใจว่าขีดจำกัด WIP ควรเป็นอย่างไร ในความเป็นจริง คุณสามารถเริ่มต้นได้โดยไม่มีข้อจำกัดของ WIP Don Reinertsen แนะนำให้เริ่มต้นโดยไม่มีข้อ จำกัด ของ WIP และเพียงแค่ดูความคืบหน้าเริ่มต้น เมื่อมีข้อมูลเพียงพอ จะสามารถกำหนดขีดจำกัด WIP สำหรับแต่ละขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์ได้ที่ระดับ ½ ของปริมาณโหลดเฉลี่ย
ตามกฎแล้ว หลายทีมเริ่มต้นด้วยขีดจำกัด WIP นั่นคือ 1-1.5 เท่าของจำนวนคนที่ทำงานในขั้นตอนหนึ่งๆ การจำกัดงานที่อยู่ระหว่างดำเนินการและการวางขีดจำกัดของงานระหว่างดำเนินการในแต่ละคอลัมน์ของกระดาน ไม่เพียงแต่ช่วยให้สมาชิกในทีมทำสิ่งที่พวกเขากำลังทำอยู่ให้เสร็จก่อนที่จะรับเนื้อหาใหม่ แต่ยังสื่อสารกับลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ ว่ามีโอกาสที่จำกัด ในการทำงานสำหรับไซต์ใด ๆ และงานที่ได้รับมอบหมายให้กับทีมจะต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบ
3. การติดตามควบคุม
เมื่อปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติสองข้อข้างต้นแล้ว การควบคุมและปรับปรุงโฟลว์เป็นหัวใจสำคัญของระบบคัมบัง หนึ่งในเป้าหมายหลักของการนำระบบ Kanban ไปใช้คือการสร้างการไหลที่ราบรื่นและไม่ขาดตอน การจัดการโฟลว์เป็นเรื่องเกี่ยวกับการจัดการงาน ไม่ใช่ผู้คน การไหลหมายถึงการเคลื่อนที่ของชิ้นงานผ่านกระบวนการผลิตด้วยอัตราคงที่และคาดเดาได้ แทนที่จะจัดการคนทีละเล็กละน้อยและพยายามใช้เวลาทั้งหมดของพวกเขา คุณควรมุ่งเน้นไปที่การจัดการกระบวนการทำงานและทำความเข้าใจวิธีเร่งความเร็วของงานนี้ผ่านการปรับปรุงระบบ
ระบบ Kanban ช่วยในการจัดการโฟลว์โดยเน้นขั้นตอนต่างๆ ของเวิร์กโฟลว์และสถานะของงานในแต่ละขั้นตอน ขึ้นอยู่กับว่าเวิร์กโฟลว์ถูกกำหนดและตั้งค่าขีดจำกัด WIP ได้ดีเพียงใด คุณสามารถดูโฟลว์ที่ราบรื่นภายในขีดจำกัด WIP หรืองานที่สร้างขึ้นเมื่อมีบางอย่างล่าช้าและเริ่มลดความจุ ซึ่งทำให้องค์ประกอบอื่นๆ ของโฟลว์ล่าช้า ทั้งหมดนี้ส่งผลต่อความรวดเร็วในการทำงานตั้งแต่ต้นจนจบในเวิร์กโฟลว์ (บางคนเรียกสิ่งนี้ว่ากระแสคุณค่า)
ลักษณะสำคัญของการมอนิเตอร์งานและกระบวนการแก้ปัญหาคอขวดคือการดูที่ระยะรอระหว่างกลาง และกำหนดระยะเวลาที่รายการงานยังคงอยู่ใน "ขั้นตอนการส่ง" เหล่านี้
การลดเวลาที่ใช้ในขั้นตอนการรอคือกุญแจสำคัญในการลดเวลาของรอบการทำงาน เมื่อกระแสดีขึ้น การทำงานของทีมจะลื่นไหลและคาดเดาได้มากขึ้น เมื่อโฟลว์สามารถคาดการณ์ได้มากขึ้น การสร้างคำมั่นสัญญาที่เชื่อถือได้ให้กับลูกค้าก็จะง่ายขึ้น การปรับปรุงความสามารถในการคาดการณ์เวลาที่เสร็จสมบูรณ์อย่างน่าเชื่อถือเป็นส่วนสำคัญของการนำระบบ Kanban ไปใช้ การพัฒนาตนเองที่ก้าวหน้าดังกล่าวจะหมายความว่าระบบ Kanban ให้การสร้างมูลค่าที่รวดเร็ว
4. ดูแลความโปร่งใสของนโยบาย
เป็นไปไม่ได้ที่จะปรับปรุงสิ่งที่ยังคงเข้าใจผิดอยู่ ดังนั้น ในฐานะส่วนหนึ่งของการแสดงภาพเวิร์กโฟลว์ การกำหนดและแสดงภาพนโยบาย (กฎหรือแนวทางปฏิบัติของกระบวนการ) จึงสมเหตุสมผล เวิร์กโฟลว์ภายในระเบียบวิธีคัมบังต้องมีการกำหนด เผยแพร่ และเปิดเผยต่อสาธารณะอย่างชัดเจน มิฉะนั้น ผู้คนจะไม่มารวมกันและมีส่วนร่วมในสิ่งที่พวกเขาคิดว่าจะไม่เป็นประโยชน์
เมื่อผู้เข้าร่วมทุกคนในเวิร์กโฟลว์คุ้นเคยกับเป้าหมายร่วมกัน พวกเขาจะสามารถเข้าถึงงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และตัดสินใจเกี่ยวกับวิธีการสร้างผลกระทบเชิงบวกต่อเวิร์กโฟลว์ นโยบายการทำงานที่โปร่งใส มองเห็นได้ ชัดเจน และยืดหยุ่น (อาจมีการเปลี่ยนแปลงหากจำเป็น) สามารถเพิ่มการจัดระเบียบตนเองของผู้คนได้
5. การดำเนินการของวงจรป้อนกลับ
สำหรับทีมและบริษัทที่ต้องการความคล่องตัวมากขึ้น การปรับใช้ฟีดแบ็กเป็นสิ่งที่จำเป็น พวกเขาทำให้แน่ใจว่าองค์กรตอบสนองอย่างเหมาะสมต่อการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นและให้แน่ใจว่ามีการแบ่งปันความรู้ระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
Kanban เสนอจังหวะระดับทีม (ลูปป้อนกลับ) เช่นเดียวกับจังหวะที่มุ่งเน้นการบริการ
ตัวอย่างของจังหวะระดับทีมคือการประชุม Team Kanban รายวันเพื่อติดตามสถานะและความคืบหน้า ซึ่งจะช่วยในการกำหนดความจุที่มีอยู่และศักยภาพในการเพิ่มอัตราการจัดส่ง Team Kanban จัดขึ้นที่หน้ากระดาน Kanban และสมาชิกแต่ละคนจะบอกคนอื่น ๆ ว่าพวกเขาทำอะไรในวันก่อนและสิ่งที่พวกเขาจะทำในวันนี้
จังหวะที่มุ่งเน้นการบริการในระดับทีมในระบบคัมบัง เช่น การดำเนินการ การส่งมอบบริการ และการเช็คอินการจัดการความเสี่ยง มีเป้าหมายเพื่อประสานและปรับปรุงบริการ ผลของการทบทวนเหล่านี้ควรเป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจที่มุ่งพัฒนาเครือข่ายบริการอย่างต่อเนื่อง
ความยาวที่เหมาะสมที่สุดของ Kanban cadences ขึ้นอยู่กับบริบทขององค์กร ขนาดทีม และหัวข้อที่อภิปราย
6. การปรับปรุงร่วมกัน
Kanban เป็นกระบวนการปรับปรุงเชิงวิวัฒนาการ ช่วยให้คุณทำการเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ และค่อยๆ ปรับปรุงตามความเร็วและระดับที่ทีมสามารถจัดการได้ง่าย Kanban ส่งเสริมการใช้วิธีการทางวิทยาศาสตร์ ซึ่งสมมติฐานการทดลองถูกสร้างขึ้น ทดสอบ และปรับเปลี่ยนตามผลลัพธ์ของการทดสอบภารกิจหลักของทีม Lean / Agile คือการประเมินกระบวนการของพวกเขาอย่างต่อเนื่องและปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเท่าที่จะทำได้หรือจำเป็น
ผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้งที่จะเกิดขึ้นสามารถสังเกตและวัดได้ผ่านสัญญาณต่างๆ ที่ระบบ Kanban จัดเตรียมไว้ให้ และการใช้สัญญาณเหล่านี้ ผู้จัดการสามารถประเมินได้ว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นช่วยให้องค์กรดีขึ้นหรือไม่ และตัดสินใจว่าจะคงอยู่ต่อไปหรือลองทำอย่างอื่น
ระบบคัมบังช่วยรวบรวมข้อมูลจำนวนมากเกี่ยวกับประสิทธิภาพของระบบ ทั้งด้วยตนเองหากใช้บอร์ดจริง หรือโดยอัตโนมัติหากใช้เครื่องมือดิจิทัล ใช้ในภายหลัง ข้อมูลและเมตริกเหล่านี้ช่วยให้คุณประเมินว่าประสิทธิภาพมีการเปลี่ยนแปลงอย่างไร และกำหนดค่าระบบใหม่หากจำเป็น
ดังนั้น เส้นทางสู่การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและการเปลี่ยนแปลงที่ยั่งยืนในองค์กรคือการดำเนินการร่วมกันของการเปลี่ยนแปลงตามวิธีการที่ได้รับการพิสูจน์ทางวิทยาศาสตร์ ข้อเสนอแนะ และการตรวจสอบประสิทธิภาพ การพัฒนาวัฒนธรรมองค์กรแบบพหุนิยม ซึ่งเป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่าแต่ละสมมติฐานมีผลในเชิงบวกหรือเชิงลบ มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการพัฒนากรอบความคิดที่มุ่งปรับปรุงผ่านการเปลี่ยนแปลงเชิงวิวัฒนาการ
คำถามที่พบบ่อย
โดยทั่วไปแล้วการนำวิธี Kanban ไปใช้ใช้เวลานานแค่ไหนระยะเวลาในการนำไปใช้ขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กร ความซับซ้อน และความพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลง อาจใช้เวลาตั้งแต่สองสามสัปดาห์ไปจนถึงหลายเดือน
Kanban สามารถใช้ในสภาพแวดล้อมที่ไม่ใช่การผลิตได้หรือไม่ได้ หลักการของ Kanban สามารถนำไปใช้ในหลากหลายอุตสาหกรรมและภาคส่วน รวมถึงการพัฒนาซอฟต์แวร์ การตลาด การดูแลสุขภาพ และอื่นๆ
ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยงเมื่อนำ Kanban ไปใช้มีอะไรบ้างข้อผิดพลาดที่พบบ่อย ได้แก่ ความเข้าใจในหลักการไม่ครบถ้วน การกำหนดขีดจำกัด WIP ที่ไม่สมจริง ขาดความโปร่งใส และการต่อต้านการเปลี่ยนแปลง
Kanban แตกต่างจากวิธีการ Agile อื่นๆ เช่น Scrum อย่างไรKanban มีความยืดหยุ่นและมีข้อกำหนดน้อยกว่า Scrum โดยมุ่งเน้นที่การทำให้เห็นภาพงาน การจำกัด WIP และการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ในขณะที่ Scrum มีบทบาท พิธีการ และสปรินต์ที่มีกรอบเวลาเฉพาะ
เครื่องมือใดบ้างที่สามารถใช้เพื่อนำ Kanban ไปใช้ในรูปแบบดิจิทัลมีเครื่องมือ Kanban ดิจิทัลหลายอย่าง เช่น Rememo, Trello, Jira, LeanKit และ Kanbanize ซึ่งมีบอร์ดเสมือนจริง ระบบอัตโนมัติ และการวิเคราะห์
Kanban สามารถช่วยในการทำงานร่วมกันของทีมระยะไกลได้อย่างไรลักษณะที่เป็นภาพและการมุ่งเน้นความโปร่งใสของ Kanban ทำให้เหมาะสำหรับทีมระยะไกล บอร์ด Kanban ดิจิทัลช่วยให้มองเห็นภาพรวมของงานได้ ช่วยให้สื่อสารและประสานงานได้ดีขึ้น
ควรติดตามตัวชี้วัดใดบ้างเพื่อวัดความสำเร็จของการนำ Kanban ไปใช้ตัวชี้วัดหลัก ได้แก่ เวลานำ เวลารอบ อัตราการไหล และประสิทธิภาพการไหล ซึ่งช่วยวัดประสิทธิภาพของระบบและระบุจุดที่ต้องปรับปรุง
