สถิติที่น่าสนใจ
ในความพยายามที่จะใช้วิธี Kanban ทุกองค์กรต้องระมัดระวังเกี่ยวกับการเลือกขั้นตอนการปฏิบัติ การนำแนวทางปฏิบัติ Kanban ไปใช้ให้ประสบความสำเร็จจำเป็นต้องมีแนวทางปฏิบัติหลัก 6 ประการ แม้ว่าความชำนาญในแนวทางปฏิบัติของ Kanban มีความสำคัญต่อองค์กรแห่งการเรียนรู้ แต่กระบวนการเองก็กำลังพัฒนาไป เกือบ 40% ขององค์กรทั้งหมดรับทราบว่าวิธีที่พวกเขาใช้แนวทางปฏิบัติของ Kanban นั้นดีขึ้น เป็นระยะหรือต่อเนื่อง
ปลดล็อกประโยชน์ของ Kanban: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อประสิทธิภาพที่ดีขึ้น อย่างไรก็ตาม เพื่อให้เข้าใจธรรมชาติของการพัฒนานี้ จำเป็นต้องพิจารณาและทำความเข้าใจว่าหลักปฏิบัติคัมบัง คู่มือฉบับสมบูรณ์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด การแสดงภาพขั้นตอนการทำงาน เป็นอย่างไร
การจำกัดปริมาณและจำนวนงานที่กำลังดำเนินการ
ติดตาม ควบคุม
สร้างความโปร่งใสของนโยบายองค์กรและการจัดการ
การดำเนินการของวงจรป้อนกลับ
การปรับปรุงร่วมกัน
1. การแสดงภาพขั้นตอนการทำงาน
การแสดงภาพเป็นขั้นตอนพื้นฐานแรกสู่การยอมรับและการนำวิธี Kanban ไปใช้
สิ่งแรกและสำคัญที่สุดคือการเข้าใจสิ่งที่ต้องทำเพื่อเปลี่ยนจากความต้องการของตลาดที่เข้ามาเป็นผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปในตลาด ถัดไป ผู้จัดการจำเป็นต้องเห็นภาพขั้นตอนกระบวนการที่กำลังใช้ในการทำงานหรือให้บริการ การทำความเข้าใจว่ากระบวนการทำงานผ่านระบบการผลิตกำหนดผู้จัดการกระบวนการบนเส้นทางสู่การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องผ่านการเปลี่ยนแปลงอย่างไร
ในระดับการใช้งาน เพื่อให้เห็นภาพกระบวนการโดยใช้ระบบ Kanban จะใช้เทคนิคแบบคลาสสิก นั่นคือการทำงานบนกระดานด้วยคอลัมน์และการ์ด แต่ละคอลัมน์บนกระดานแสดงถึงขั้นตอนเวิร์กโฟลว์ที่เสร็จสมบูรณ์ การ์ด Kanban แต่ละใบแสดงถึงรายการงาน สามารถใช้สติกเกอร์หรือการ์ดที่มีสีต่างกันเป็นสื่อในการแสดงภาพ โดยระบุประเภทบริการที่แตกต่างกันหรือเพียงแค่รายการงานประเภทต่างๆ
บอร์ด Kanban ในสถานะปัจจุบันจะแสดงสถานะปัจจุบันของเวิร์กโฟลว์เป้าหมาย พร้อมความเสี่ยงและข้อมูลจำเพาะทั้งหมด โดยปกติแล้ว ในการผลิตทางปัญญาที่ซับซ้อน บอร์ดคัมบังอาจมีรูปลักษณ์ที่ซับซ้อนมากขึ้นโดยมีคอลัมน์และเวิร์กโฟลว์มากขึ้น เนื่องจากรูปแบบสุดท้ายขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะและวิธีการจัดระเบียบกระบวนการ
เมื่อมองเห็นกระบวนการแล้ว จะสามารถเห็นภาพการทำงานต่อเนื่องที่ทีมกำลังทำอยู่ได้ เมื่องานประเภทใดประเภทหนึ่งเริ่มต้นขึ้น ผู้จัดการจะดึงการ์ดที่มีชื่องานและชื่อผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบ/ชื่อของคณะทำงานจากคอลัมน์สิ่งที่ต้องทำ และเมื่องานเสร็จสิ้น การ์ดนั้นจะถูกย้าย ไปที่คอลัมน์เสร็จสิ้น ดังนั้นจึงเป็นไปได้ที่จะติดตามความคืบหน้าและระบุกระบวนการคอขวดได้ง่าย
2. ข้อจำกัดของงานระหว่างทำ (Work in Progress - WIP)
หนึ่งในหน้าที่หลักของ Kanban คือเพื่อให้แน่ใจว่าสามารถควบคุมปริมาณทั้งหมดขององค์ประกอบที่ใช้งานอยู่ซึ่งอยู่ภายใต้การดำเนินการในเวลาใดก็ตาม ดังที่ David J. Anderson กล่าวไว้ "ผลข้างเคียงที่น่าสนใจของระบบดึงคือจำกัดงานระหว่างทำ (WIP) ไว้ที่บางส่วนที่ตกลงกันไว้"
การจำกัด WIP เป็นพื้นฐานของการดำเนินการตาม "ระบบดึง" และดังนั้นหลักการของ Kanban ถ้าการจัดการเวิร์กโฟลว์ไม่มีข้อจำกัดเกี่ยวกับงานที่กำลังดำเนินการ การใช้เมธอด Kanban นั้นจะไม่มีความหมาย การเปลี่ยนความสนใจของทีมไปครึ่งทางมีแนวโน้มที่จะส่งผลเสียต่อกระบวนการ และการทำงานหลายอย่างพร้อมกันเป็นเส้นทางที่นำไปสู่ความสูญเปล่าและไร้ประสิทธิภาพอย่างแน่นอน
การจำกัด WIP หมายถึงการนำระบบดึงมาใช้สำหรับแต่ละส่วนหรือเวิร์กโฟลว์ทั้งหมด โดยการจำกัด WIP ทีมงานได้รับการสนับสนุนให้ทำงานปัจจุบันให้เสร็จก่อนเริ่มงานใหม่ ดังนั้นงานที่กำลังดำเนินการอยู่ควรเสร็จสิ้นและทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้น สิ่งนี้สร้างขีดความสามารถแบบเปิดในระบบและทีมสามารถเริ่มทำงานใหม่ได้จากที่นั่น
ดังนั้น การตั้งค่าจำนวนสูงสุดของรายการต่อขั้นทำให้แน่ใจว่าการ์ดจะถูก "ดึง" ไปยังขั้นถัดไปเมื่อมีความจุเท่านั้น ข้อจำกัดดังกล่าวแสดงขอบเขตปัญหาของเวิร์กโฟลว์อย่างรวดเร็ว ซึ่งช่วยให้มองเห็นได้ และพบวิธีแก้ไขเพื่อปรับปรุง/ปรับโฟลว์ให้เหมาะสม
ในขั้นต้น อาจเป็นเรื่องยากที่จะตัดสินใจว่าขีดจำกัด WIP ควรเป็นอย่างไร ในความเป็นจริง คุณสามารถเริ่มต้นได้โดยไม่มีข้อจำกัดของ WIP Don Reinertsen แนะนำให้เริ่มต้นโดยไม่มีข้อ จำกัด ของ WIP และเพียงแค่ดูความคืบหน้าเริ่มต้น เมื่อมีข้อมูลเพียงพอ จะสามารถกำหนดขีดจำกัด WIP สำหรับแต่ละขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์ได้ที่ระดับ ½ ของปริมาณโหลดเฉลี่ย
ตามกฎแล้ว หลายทีมเริ่มต้นด้วยขีดจำกัด WIP นั่นคือ 1-1.5 เท่าของจำนวนคนที่ทำงานในขั้นตอนหนึ่งๆ การจำกัดงานที่อยู่ระหว่างดำเนินการและการวางขีดจำกัดของงานระหว่างดำเนินการในแต่ละคอลัมน์ของกระดาน ไม่เพียงแต่ช่วยให้สมาชิกในทีมทำสิ่งที่พวกเขากำลังทำอยู่ให้เสร็จก่อนที่จะรับเนื้อหาใหม่ แต่ยังสื่อสารกับลูกค้าและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ ว่ามีโอกาสที่จำกัด ในการทำงานสำหรับไซต์ใด ๆ และงานที่ได้รับมอบหมายให้กับทีมจะต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบ
3. การติดตามควบคุม
เมื่อปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติสองข้อข้างต้นแล้ว การควบคุมและปรับปรุงโฟลว์เป็นหัวใจสำคัญของระบบคัมบัง หนึ่งในเป้าหมายหลักของการนำระบบ Kanban ไปใช้คือการสร้างการไหลที่ราบรื่นและไม่ขาดตอน การจัดการโฟลว์เป็นเรื่องเกี่ยวกับการจัดการงาน ไม่ใช่ผู้คน การไหลหมายถึงการเคลื่อนที่ของชิ้นงานผ่านกระบวนการผลิตด้วยอัตราคงที่และคาดเดาได้ แทนที่จะจัดการคนทีละเล็กละน้อยและพยายามใช้เวลาทั้งหมดของพวกเขา คุณควรมุ่งเน้นไปที่การจัดการกระบวนการทำงานและทำความเข้าใจวิธีเร่งความเร็วของงานนี้ผ่านการปรับปรุงระบบ
ระบบ Kanban ช่วยในการจัดการโฟลว์โดยเน้นขั้นตอนต่างๆ ของเวิร์กโฟลว์และสถานะของงานในแต่ละขั้นตอน ขึ้นอยู่กับว่าเวิร์กโฟลว์ถูกกำหนดและตั้งค่าขีดจำกัด WIP ได้ดีเพียงใด คุณสามารถดูโฟลว์ที่ราบรื่นภายในขีดจำกัด WIP หรืองานที่สร้างขึ้นเมื่อมีบางอย่างล่าช้าและเริ่มลดความจุ ซึ่งทำให้องค์ประกอบอื่นๆ ของโฟลว์ล่าช้า ทั้งหมดนี้ส่งผลต่อความรวดเร็วในการทำงานตั้งแต่ต้นจนจบในเวิร์กโฟลว์ (บางคนเรียกสิ่งนี้ว่ากระแสคุณค่า)
ลักษณะสำคัญของการมอนิเตอร์งานและกระบวนการแก้ปัญหาคอขวดคือการดูที่ระยะรอระหว่างกลาง และกำหนดระยะเวลาที่รายการงานยังคงอยู่ใน "ขั้นตอนการส่ง" เหล่านี้
การลดเวลาที่ใช้ในขั้นตอนการรอคือกุญแจสำคัญในการลดเวลาของรอบการทำงาน เมื่อกระแสดีขึ้น การทำงานของทีมจะลื่นไหลและคาดเดาได้มากขึ้น เมื่อโฟลว์สามารถคาดการณ์ได้มากขึ้น การสร้างคำมั่นสัญญาที่เชื่อถือได้ให้กับลูกค้าก็จะง่ายขึ้น การปรับปรุงความสามารถในการคาดการณ์เวลาที่เสร็จสมบูรณ์อย่างน่าเชื่อถือเป็นส่วนสำคัญของการนำระบบ Kanban ไปใช้ การพัฒนาตนเองที่ก้าวหน้าดังกล่าวจะหมายความว่าระบบ Kanban ให้การสร้างมูลค่าที่รวดเร็ว
4. ดูแลความโปร่งใสของนโยบาย
เป็นไปไม่ได้ที่จะปรับปรุงสิ่งที่ยังคงเข้าใจผิดอยู่ ดังนั้น ในฐานะส่วนหนึ่งของการแสดงภาพเวิร์กโฟลว์ การกำหนดและแสดงภาพนโยบาย (กฎหรือแนวทางปฏิบัติของกระบวนการ) จึงสมเหตุสมผล เวิร์กโฟลว์ภายในระเบียบวิธีคัมบังต้องมีการกำหนด เผยแพร่ และเปิดเผยต่อสาธารณะอย่างชัดเจน มิฉะนั้น ผู้คนจะไม่มารวมกันและมีส่วนร่วมในสิ่งที่พวกเขาคิดว่าจะไม่เป็นประโยชน์
เมื่อผู้เข้าร่วมทุกคนในเวิร์กโฟลว์คุ้นเคยกับเป้าหมายร่วมกัน พวกเขาจะสามารถเข้าถึงงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และตัดสินใจเกี่ยวกับวิธีการสร้างผลกระทบเชิงบวกต่อเวิร์กโฟลว์ นโยบายการทำงานที่โปร่งใส มองเห็นได้ ชัดเจน และยืดหยุ่น (อาจมีการเปลี่ยนแปลงหากจำเป็น) สามารถเพิ่มการจัดระเบียบตนเองของผู้คนได้
5. การดำเนินการของวงจรป้อนกลับ
สำหรับทีมและบริษัทที่ต้องการความคล่องตัวมากขึ้น การปรับใช้ฟีดแบ็กเป็นสิ่งที่จำเป็น พวกเขาทำให้แน่ใจว่าองค์กรตอบสนองอย่างเหมาะสมต่อการเปลี่ยนแปลงที่อาจเกิดขึ้นและให้แน่ใจว่ามีการแบ่งปันความรู้ระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
Kanban เสนอจังหวะระดับทีม (ลูปป้อนกลับ) เช่นเดียวกับจังหวะที่มุ่งเน้นการบริการ
ตัวอย่างของจังหวะระดับทีมคือการประชุม Team Kanban รายวันเพื่อติดตามสถานะและความคืบหน้า ซึ่งจะช่วยในการกำหนดความจุที่มีอยู่และศักยภาพในการเพิ่มอัตราการจัดส่ง Team Kanban จัดขึ้นที่หน้ากระดาน Kanban และสมาชิกแต่ละคนจะบอกคนอื่น ๆ ว่าพวกเขาทำอะไรในวันก่อนและสิ่งที่พวกเขาจะทำในวันนี้
จังหวะที่มุ่งเน้นการบริการในระดับทีมในระบบคัมบัง เช่น การดำเนินการ การส่งมอบบริการ และการเช็คอินการจัดการความเสี่ยง มีเป้าหมายเพื่อประสานและปรับปรุงบริการ ผลของการทบทวนเหล่านี้ควรเป็นข้อมูลประกอบการตัดสินใจที่มุ่งพัฒนาเครือข่ายบริการอย่างต่อเนื่อง
ความยาวที่เหมาะสมที่สุดของ Kanban cadences ขึ้นอยู่กับบริบทขององค์กร ขนาดทีม และหัวข้อที่อภิปราย
6. การปรับปรุงร่วมกัน
Kanban เป็นกระบวนการปรับปรุงเชิงวิวัฒนาการ ช่วยให้คุณทำการเปลี่ยนแปลงเล็กๆ น้อยๆ และค่อยๆ ปรับปรุงตามความเร็วและระดับที่ทีมสามารถจัดการได้ง่าย Kanban ส่งเสริมการใช้วิธีการทางวิทยาศาสตร์ ซึ่งสมมติฐานการทดลองถูกสร้างขึ้น ทดสอบ และปรับเปลี่ยนตามผลลัพธ์ของการทดสอบภารกิจหลักของทีม Lean / Agile คือการประเมินกระบวนการของพวกเขาอย่างต่อเนื่องและปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเท่าที่จะทำได้หรือจำเป็น
ผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้งที่จะเกิดขึ้นสามารถสังเกตและวัดได้ผ่านสัญญาณต่างๆ ที่ระบบ Kanban จัดเตรียมไว้ให้ และการใช้สัญญาณเหล่านี้ ผู้จัดการสามารถประเมินได้ว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นช่วยให้องค์กรดีขึ้นหรือไม่ และตัดสินใจว่าจะคงอยู่ต่อไปหรือลองทำอย่างอื่น
ระบบคัมบังช่วยรวบรวมข้อมูลจำนวนมากเกี่ยวกับประสิทธิภาพของระบบ ทั้งด้วยตนเองหากใช้บอร์ดจริง หรือโดยอัตโนมัติหากใช้เครื่องมือดิจิทัล ใช้ในภายหลัง ข้อมูลและเมตริกเหล่านี้ช่วยให้คุณประเมินว่าประสิทธิภาพมีการเปลี่ยนแปลงอย่างไร และกำหนดค่าระบบใหม่หากจำเป็น
ดังนั้น เส้นทางสู่การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและการเปลี่ยนแปลงที่ยั่งยืนในองค์กรคือการดำเนินการร่วมกันของการเปลี่ยนแปลงตามวิธีการที่ได้รับการพิสูจน์ทางวิทยาศาสตร์ ข้อเสนอแนะ และการตรวจสอบประสิทธิภาพ การพัฒนาวัฒนธรรมองค์กรแบบพหุนิยม ซึ่งเป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่าแต่ละสมมติฐานมีผลในเชิงบวกหรือเชิงลบ มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการพัฒนากรอบความคิดที่มุ่งปรับปรุงผ่านการเปลี่ยนแปลงเชิงวิวัฒนาการ
