บอร์ด Kanban คืออะไรและทำงานอย่างไร

งานของทีมคัมบังทั้งหมดเกี่ยวกับบอร์ดคัมบัง บอร์ด Kanban คืออะไรและทำงานอย่างไร ซึ่งเป็นเครื่องมือพิเศษที่ใช้ในการแสดงภาพงานและเพิ่มประสิทธิภาพการในการติดตามงานอย่างเหมาะสม

ไม่มีความเห็นเป็นเอกฉันท์เกี่ยวกับรูปลักษณ์สุดท้ายของบอร์ด Kanban Jim Benson ได้ออกแบบบอร์ดคัมบังแบบง่ายๆ ที่เน้นที่กฎของคัมบัง กล่าวคือ การจำกัดงานที่อยู่ระหว่างดำเนินการและการแสดงภาพงาน เขากล่าวว่า "ยิ่งคุณเพิ่มกฎเกณฑ์มากเท่าไร กฎเกณฑ์เหล่านั้นก็จะยิ่งมีความสอดคล้องกับบริบทน้อยลงเท่านั้น"

David Anderson ระบุองค์ประกอบห้าประการที่ควรอยู่ในทุกบอร์ด:

• มองเห็นความคืบหน้า

• ตาราง

• ข้อจำกัดของงานระหว่างทำ

• ข้อผูกมัด

• ส่งมอบงานที่ตรงประเด็น

ในทางกลับกัน ผู้จัดการมือใหม่ทุกคนสามารถเริ่มสร้างระบบคัมบังของตนเองได้โดยการตั้งค่าบอร์ดคัมบังที่ง่ายที่สุดด้วยคอลัมน์หลักสามคอลัมน์ - "ขอแล้ว" "กำลังดำเนินการ" และ "เสร็จสิ้น" นี่ไม่ใช่ข้อกำหนดที่เข้มงวด ทีมสามารถปรับแต่งบอร์ดให้เหมาะกับเวิร์กโฟลว์ของตนได้ทุกรูปแบบที่ต้องการ เค้าโครงตารางสำหรับนักพัฒนา IT อาจมีคอลัมน์ต่างๆ เช่น:

"สิ่งที่ต้องทำ": งานที่ต้องทำให้เสร็จ

"อยู่ระหว่างดำเนินการ": จัดกลุ่มงานที่กำลังดำเนินการ

"สำหรับการทดสอบ": งานสำหรับการทดสอบถูกวางไว้ที่นี่ซึ่งกำลังรอการตรวจสอบจากลูกค้า

"เสร็จสมบูรณ์": คอลัมน์สุดท้ายแสดงรายการงานที่เสร็จสมบูรณ์

ไม่ว่าในกรณีใด วัตถุประสงค์ของการสร้างบอร์ดคัมบังคือการแสดงภาพการทำงานเป็นทีม สร้างมาตรฐานเวิร์กโฟลว์ และทำให้ง่ายต่อการระบุและกำจัดสาเหตุของเหตุการณ์สำคัญใดๆ ภายในเวิร์กโฟลว์ เมื่อสร้าง จัดการ และทำงานอย่างถูกต้อง บอร์ด Kanban จะทำหน้าที่เป็นที่เก็บข้อมูลแบบเรียลไทม์ ระบุปัญหาคอขวดในระบบและสิ่งอื่นที่อาจรบกวนการทำงานปกติ ด้วยบอร์ด Kanban เป็นภาพธรรมดาที่ทำหน้าที่เป็นแหล่งความไว้วางใจเพียงแหล่งเดียว ทุกคนสามารถดูงานทั้งหมด สถานะปัจจุบัน และการอัปเดตได้อย่างรวดเร็ว

ในแต่ละขั้นตอน ซึ่งทำเครื่องหมายไว้บนกระดานคัมบัง การ์ดจะแสดงรายการงานต่างๆ ที่อยู่ในขั้นตอนการผลิตนั้น การ์ดสามารถมีข้อมูลสำคัญได้มากมาย เช่น ใครเป็นผู้รับผิดชอบงานแต่ละรายการ คำอธิบายงาน และเอกสารที่เกี่ยวข้องใดๆ สำหรับบริบท การประมาณเวลา และอื่นๆ อีกครั้ง ทีมสามารถปรับแต่งข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของพวกเขา

ที่ระดับบอร์ด Kanban แนวคิดของ "การไหล" หมายความว่าการ์ดควรไหลผ่านระบบอย่างสม่ำเสมอที่สุด โดยไม่ต้องรอนานหรืออุดตัน ทุกสิ่งที่ขัดขวางการไหลจะต้องได้รับการตรวจสอบที่สำคัญ

ทีมนำรายการมาทำงานจากด้านบนของงานในมือ รายการเหล่านี้เป็นสิ่งเดียวที่เกี่ยวข้องกับทีมจนกว่าจะเสร็จสิ้น สมาชิกในทีมไปยังรายการถัดไปที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์

แทนที่จะแชร์บันทึกระหว่างผู้เข้าร่วมจริง ทีมต่างๆ ในปัจจุบันจะจัดระเบียบขั้นตอนคำขอใช้งานจริงโดยใช้บอร์ดคัมบัง กระดานนี้สามารถเป็นกระดานบันทึกย่อหรือกระดานดิจิทัลก็ได้ หลังมักจะรวมอยู่ในเครื่องมือการจัดการโครงการ

กระดานจริงมักจะประโยชน์น้อยกว่าเมื่อโครงการซับซ้อนเกินไป เนื่องจากไม่สามารถให้บริบทได้มากนักเมื่อเทียบกับไวท์บอร์ดที่มีคุณลักษณะเหมาะสำหรับการเพิ่มเอกสารและภาพหน้าจอ

บางทีมชอบกระดานไวท์บอร์ดจริง แต่สำหรับทีม Agile ไวท์บอร์ดเสมือนกลายเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ กระดานไวท์บอร์ดดิจิทัลมีส่วนเสริมมากมายสำหรับการวิเคราะห์และประสิทธิภาพ ยิ่งไปกว่านั้น นักพัฒนายังมีข้อมูลทั้งหมดเพียงปลายนิ้วสัมผัสเมื่อใช้บอร์ด Kanban บนคลาวด์

ไวท์บอร์ดเสมือนจริงทำให้ง่ายต่อการเก็บและดึงการ์ด ในขณะที่โน้ตบนไวท์บอร์ดจริงมักจะทิ้งหรือสูญหาย แม้ว่าเก็บรักษาไว้ แต่ก็อาจเป็นฝันร้ายสำหรับผู้ที่ต้องการดึงข้อมูลที่เป็นระบบในภายหลัง

กระดานไวท์บอร์ดช่วยให้ตรวจสอบย้อนกลับได้มากขึ้นและปรับปรุงบริบท โบนัสเพิ่มเติมคือสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ด้วยการเชื่อมต่อ Wi-Fi

โดยทั่วไป การใช้บอร์ด Kanban เวอร์ชันอัตโนมัติจะช่วยให้คุณทำสิ่งต่อไปนี้ได้:

• ดูความคืบหน้าของงานทั้งหมดได้อย่างรวดเร็ว

• รับแนวคิดทั่วไปเกี่ยวกับโครงการและความคืบหน้าของการดำเนินการแบบเรียลไทม์ ทั้งหมดที่คุณต้องทำคือลากและวางการ์ดเพื่อย้ายงานผ่านแต่ละขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์

• ดำเนินการวิเคราะห์กระบวนการทำงานอย่างเป็นระบบเพื่อหาปัญหาคอขวดและความไร้ประสิทธิภาพ

• ระบุส่วนที่ "ติดขัด" ของเวิร์กโฟลว์เพื่อเพิ่มทรัพยากรที่ขาดหายไป ปรับปรุงกระบวนการ หรือเปลี่ยนแปลงข้อกำหนด

• วางแผนและปรับใช้ขั้นตอนการทำงานใหม่ในไม่กี่นาที

• สร้างงาน จัดลำดับความสำคัญและมอบหมายงานโดยไม่ต้องออกจากบอร์ด

• ใช้ฟังก์ชันการติดตามอย่างละเอียดตลอดการทำงาน

• ปรับบอร์ดทั่วไปและบอร์ดส่วนตัว

• เปลี่ยนมุมมองแบบกำหนดเองของบอร์ด

• คัดแยกข้อมูลที่โพสต์บนกระดานตามเหตุการณ์สำคัญ หมวดหมู่ ประเภทงาน หรือผู้ปฏิบัติงาน เพื่อให้ได้มุมมองการทำงานที่เป็นส่วนตัวยิ่งขึ้น

• รับการอัปเดตแบบเรียลไทม์

• รับข้อมูลเพิ่มเติมโดยใช้เครื่องมือที่มีอยู่แล้วภายใน เช่น เครื่องมือที่ออกแบบมาเพื่อสร้างแผนภูมิแกนต์

โปรดทราบว่าการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการงาน คุณสามารถสร้างตาราง Kanban แบบโต้ตอบและแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย จะสร้างบอร์ด Kanban และเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ได้อย่างไร คำถามไม่ได้ใช้งานแม้ว่าคำตอบจะง่าย

ต่อไปนี้เป็นหลักเกณฑ์ที่สำคัญสำหรับการนำบอร์ด Kanban ไปใช้ในโครงสร้างให้ประสบความสำเร็จ:

แสดงเวิร์กโฟลว์ให้เห็นภาพ: ก่อนอื่นคุณต้องแสดงภาพเวิร์กโฟลว์ตั้งแต่คำขอของลูกค้าไปจนถึงการจัดส่ง เพื่อให้เข้าใจวิธีการทำงาน ในการทำเช่นนี้ ตารางจะถูกวาดโดยแต่ละคอลัมน์แสดงถึงขั้นตอนในเวิร์กโฟลว์ และการ์ดจะถูกใช้เพื่อระบุแต่ละงาน ทุกครั้งที่เริ่มงาน คอลัมน์สิ่งที่ต้องทำควรถูกแทนที่ด้วยคอลัมน์ "กำลังดำเนินการ" และต่อไปจนถึงคอลัมน์ "เสร็จสิ้น"

จำกัดจำนวนงานที่ดำเนินการ: Tข้อดีของ Kanban คือให้ปริมาณงานที่สมเหตุสมผลตามความสามารถของทีม การทำงานหลายอย่างพร้อมกันซึ่งก่อให้เกิดผลเสียและเสียเวลา ควรหลีกเลี่ยง การจำกัดงานในแต่ละคอลัมน์จะช่วยให้คุณระบุปัญหาและอุปสรรค์ได้อย่างรวดเร็ว

ควบคุม ติดตาความคืบหน้า: เป้าหมายของระบบ Kanban คือการสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ต่อเนื่องและสม่ำเสมอ ในการทำเช่นนี้ คุณควรมุ่งเน้นไปที่วิธีใส่งานลงในตารางอย่างรวดเร็ว

กำหนดกฎกระบวนการ: ในการปรับปรุงกระบวนการทำงาน พนักงานต้องเข้าใจเนื้อหาของตนก่อนและเหตุผลที่ต้องปรับปรุงกระบวนการ เมื่อเป้าหมายชัดเจน ทุกคนสามารถเดินหน้าไปในทิศทางที่ถูกต้อง

สร้างระบบการรายงานความคืบหน้า: มีการสนทนารายวันที่หน้าตาราง Kanban ที่ให้คุณแบ่งปันข้อมูลที่จำเป็นและค้นหาว่าทุกคนทำอะไรเมื่อวันก่อนและใครทำอะไรในวันนี้ การประชุมเหล่านี้ควรจะสั้นและตรงประเด็น

ร่วมกันปรับปรุง: ทั้งทีมต้องมีวิสัยทัศน์ร่วมกันและเข้าใจปัญหาที่ต้องแก้ไข ดังนั้นจึงเป็นไปได้ที่จะทำงานร่วมกันเพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์

ดังนั้น ในฐานะเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ บอร์ด Kanban สามารถสร้างความแตกต่างในความสำเร็จและความก้าวหน้าของทีม บอร์ดคัมบังช่วยให้ทีมเห็นภาพทุกสิ่งที่พวกเขาใช้เวลาและสนับสนุนการวิเคราะห์อย่างเป็นระบบที่ทำให้ง่ายต่อการระบุและแก้ไขปัญหาเชิงรุก