หน้าที่และเครื่องมือหลักของระบบการจัดการโครงการ

หน้าที่และเครื่องมือหลักของระบบการจัดการโครงการ

ความพยายามในการจัดการโครงการสามารถพุ่งสูงขึ้นได้หากไม่มีซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมและเครื่องมือการจัดการโครงการดิจิทัลโดยเฉพาะ การใช้เวลาไปกับการดูแลสเปรดชีตจำนวนมากและการพยายามติดตามกระแสข้อมูลทั้งหมดในโครงการทำให้ผู้จัดการขาดโอกาสในการจัดการเวลาอย่างมีเหตุผล การปรับเวลาและความพยายามให้เหมาะสมในการจัดการการสื่อสารโครงการจะกำหนดความสำคัญของการใช้เครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับงาน

functions-and-tools-of-project-management-systems.webp

มีเครื่องมือทั่วไปสองกลุ่มที่คุณต้องใช้เพื่อจัดการงานของคุณให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น:

  • เครื่องมือในการจัดการการทำงานร่วมกัน

  • เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพส่วนบุคคล

เครื่องมือการจัดการโครงการอาจแตกต่างกันไป แต่มักจะเป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถวางแผน ดำเนินการ และจัดการโครงการได้จากตำแหน่งที่ตั้งส่วนกลางแห่งเดียว

เครื่องมือ และหน้าที่หลักของการจัดการโครงการระบบ ระบบสารสนเทศการจัดการโครงการเป็นองค์กรและเทคโนโลยีที่ซับซ้อนของวิธีการ เทคนิค ซอฟต์แวร์ และเครื่องมือสารสนเทศที่มุ่งสนับสนุนและปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการจัดการโครงการ ซอฟต์แวร์ระบบการจัดการโครงการ (PMS) เป็นแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ที่มีอยู่ทั่วไปสำหรับระบบคอมพิวเตอร์ทั้งหมดที่ใช้งานง่ายและมีส่วนต่อประสานกับผู้ใช้ที่ใช้งานง่ายซึ่งช่วยให้ผู้จัดการสามารถควบคุมโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการขั้นสูงสุดสามารถช่วยผู้จัดการได้อย่างมากในทุกขั้นตอน ตั้งแต่การวางแผนไปจนถึงการจัดการต้นทุน

มีข้อได้เปรียบหลักสามประการของการใช้ซอฟต์แวร์คลาส PMS เพื่อจัดการการสื่อสารโครงการ:

1) การรวมศูนย์

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสร้างพื้นที่ทำงานส่วนกลางและฐานความรู้สำหรับการแบ่งปัน ติดตาม และจัดเก็บเอกสาร หากไม่มีการรวมศูนย์ดังกล่าว การติดตามงานและโครงการจะกลายเป็นเรื่องยาก

บันทึกเวลาช่วยให้ผู้จัดการสามารถดูโครงการที่ผ่านมาเพื่อคาดการณ์ได้อย่างแม่นยำว่างานเฉพาะจะใช้เวลานานแค่ไหนและประมาณการชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ ข้อมูลนี้สามารถใช้เพื่อกำหนดความสามารถในการทำกำไรของโครงการที่มีศักยภาพ

ซอฟต์แวร์นี้ช่วยลดแรงงานและเวลาที่ต้องใช้ในการติดตามและรวบรวมข้อมูลด้วยตนเอง

2) การประสานงาน

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถช่วยทีมโครงการประสานงานและทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติเพื่อแจ้งให้ผู้ที่ได้รับมอบหมายทราบเมื่อถึงกำหนดหรือเสร็จสิ้นกิจกรรมโครงการ ซึ่งช่วยลดความล่าช้าและขจัดความจำเป็นที่ผู้จัดการโครงการจะต้องทำหน้าที่เป็นตัวกลาง

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการยังติดตามความคืบหน้า อุปสรรค และความสำเร็จ ประโยชน์อันดับหนึ่งของซอฟต์แวร์โครงการคือการติดตามเวลา การเฝ้าดูทุกนาทีช่วยให้เจ้าของธุรกิจระบุและกำจัดปัญหาคอขวดและเสียเวลา คุณลักษณะนี้ยังช่วยให้ตรวจพบความล่าช้าและปัญหาได้ตั้งแต่เนิ่นๆ

นอกจากนี้ หากไม่มีฐานส่วนกลางสำหรับการประสานงานและการแบ่งปันความรู้ เอกสารอาจสูญหายได้ง่าย การสื่อสารอาจสูญหาย และทีมสามารถใช้ข้อมูลที่คลุมเครือเพื่อทำงานให้สำเร็จได้ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณภาพจะไม่ลดลง และงานจะไม่ใช้เวลานานเกินความจำเป็น

3) การสื่อสาร

การสื่อสารแบบง่ายเป็นหนึ่งในประโยชน์ที่สำคัญที่สุดของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ บริษัทต่าง ๆ พึ่งพาทีมงานจากระยะไกล ผู้รับเหมา และฟรีแลนซ์มากขึ้นเรื่อยๆ ด้วยเหตุนี้ จึงมีความจำเป็นมากขึ้นเรื่อยๆ ที่ผู้ริเริ่มโครงการและผู้จัดการสามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพกับสมาชิกในทีมที่ไม่จำเป็นต้องอยู่ในสำนักงานส่วนกลาง

ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการช่วยให้ฝ่ายสำคัญทั้งหมดเข้าถึงการอัปเดต รายงานความคืบหน้า และการแจ้งเตือนโครงการได้ทันทีไม่ว่าจะอยู่ที่ใด ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่ต้องรอการรายงาน ฮับแบบรวมศูนย์ช่วยให้ทุกคนแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับปัญหาโดยไม่ต้องสร้างบทสนทนาที่ยาวและซับซ้อน

เครื่องมือดิจิทัลสามประเภทต่อไปนี้สามารถช่วยในการจัดการงานโครงการและการทำงานร่วมกันที่รวมอยู่ในซอฟต์แวร์การจัดการโครงการส่วนใหญ่:

1) เครื่องมือส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีแบบเรียลไทม์

เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถส่งข้อความหรือวิดีโอแชทกับเพื่อนร่วมงานได้แบบเรียลไทม์ ซึ่งเป็นพื้นที่ที่มีการแข่งขันสูง ตลาดข้อความโต้ตอบแบบทันทีถูกครอบงำด้วยเครื่องมือต่างๆ เช่น Slack, Zoom, Google Hangouts, Skype, Chatter, Facebook Messenger และแอพมือถือมากมาย

2) เครื่องมือฐานความรู้

มันจัดเก็บแพ็คเกจเอกสารรวมสำหรับโครงการที่กำลังดำเนินการหรือเสร็จสิ้นแล้ว พร้อมใช้งานสำหรับสมาชิกทุกคนผ่านฐานข้อมูลที่ค้นหาได้ ขอแนะนำให้ใช้บล็อกหรือวิกิภายใน เครื่องมือการจัดการความรู้จะบันทึกกระบวนการ บันทึกประสบการณ์ และแบ่งปันกับทีมเพื่อให้ความรู้พร้อมสำหรับทุกคน

3) เครื่องมือแชร์ไฟล์

การทำงานร่วมกันต้องใช้เครื่องมือแชร์ไฟล์ เครื่องมือเหล่านี้ควรทำให้การบันทึก ซิงค์ และแชร์ไฟล์กับทีมเป็นเรื่องง่าย

นอกจากการแนบไฟล์ไปกับอีเมลแล้ว ยังมีตัวเลือกอื่นๆ อีกมากมาย หลายองค์กรประสบปัญหาเมื่อใช้เครื่องมือข้างต้นเนื่องจากไม่เหมาะสมหรือมีความยืดหยุ่นเพียงพอสำหรับโครงการใดๆ ตัวอย่างเช่น การใช้เฉพาะเครื่องมือเช่นอีเมลและการส่งข้อความกลุ่มสำหรับการจัดการโครงการทำให้ข้อมูลสูญหายได้ง่าย ปัญหาการกำหนดเวอร์ชันเอกสาร การจัดลำดับความสำคัญที่ไม่ชัดเจนและการพึ่งพางาน และอื่นๆ นี่คือที่มาของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ

ในท้ายที่สุด มีการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีไอทีที่เป็นไปได้อย่างไร้ขีดจำกัดในธุรกิจการผลิตหรือบริการ รวมถึงกิจกรรมโครงการใดๆ ด้วยการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีไอที ผลผลิตจะดีขึ้น กระบวนการต่างๆ คล่องตัว และประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น ด้วยเหตุนี้องค์กรจึงสามารถเข้าสู่ตลาดใหม่หรือร่วมมือกับพันธมิตรรายใหม่ รักษาการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด

ความแตกต่างระหว่างการจัดการโครงการและการจัดการแบบดั้งเดิม

ในโลกที่กำลังเติบโตอย่างรวดเร็วนี้ การจัดการโครงการได้กลายเป็นหนึ่งในเสาหลักที่สำคัญที่สุดที่ช่วยให้ธุรกิจดำเนินการได้โดยไม่รบกวนกระบวนการทางธุรกิจ องค์กรขนาดเล็กและขนาดใหญ่ทั่วโลกใช้เทคโนโลยีและขึ้นอยู่กับระบบการจัดการโครงการที่ใช้ ประสบความสำเร็จในการใช้นวัตกรรมองค์กรและโครงการอื่น ๆ ไม่ว่าจะพูดถึงเวิร์กโฟลว์ ทีม หรือการจัดการเวลา เครื่องมือการจัดการโครงการจะช่วยขจัดความเบี่ยงเบนและความล้มเหลว

ลักษณะเฉพาะของกิจกรรมโครงการเกี่ยวข้องกับเอกลักษณ์ของผลิตภัณฑ์ ด้วยเหตุนี้ ปัจจัยความไม่แน่นอนจึงเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วสำหรับกิจกรรมโครงการ นั่นคือความเสี่ยงด้านการลงทุนและนวัตกรรมเพิ่มขึ้น

การจัดการโครงการเป็นวิธีการในการจัดระบบ การวางแผน การจัดการ และการประสานงานด้านแรงงาน การเงิน วัสดุ และทรัพยากรทางเทคนิคตลอดวัฏจักรโครงการ โดยมุ่งเป้าไปที่การบรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิผลผ่านการใช้วิธีการ เทคนิค และเทคโนโลยีการจัดการสมัยใหม่เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ กำหนดไว้ในโครงการในแง่ขององค์ประกอบและปริมาณ ต้นทุนและเวลา คุณภาพ และความพึงพอใจของผู้เข้าร่วมโครงการ

ลองเปรียบเทียบคุณสมบัติบางอย่างที่เป็นแบบฉบับสำหรับการจัดการโครงการแบบดั้งเดิมและในปัจจุบัน:

  1. การจัดการแบบดั้งเดิมมุ่งเน้นไปที่เหตุการณ์ในขณะที่การจัดการโครงการพยายามที่จะบรรลุเป้าหมายที่กำหนดโดยเฉพาะ

  2. การจัดการแบบดั้งเดิมมุ่งเน้นไปที่องค์กรและการจัดการโครงการมุ่งเน้นไปที่ผลลัพธ์ (ผลลัพธ์);

  3. ลักษณะสำคัญของการจัดการแบบดั้งเดิมคือไม่มีวันสิ้นสุดที่แน่นอน และการจัดการโครงการมักจะถูกจำกัดอย่างเข้มงวดทั้งด้านการเงินและเวลา

  4. ในการจัดการแบบดั้งเดิม มีการวางแผนการกระจายตำแหน่ง และในการจัดการโครงการ ทรัพยากรที่ใช้จะถูกวางแผนอย่างรอบคอบ

  5. การจัดการแบบดั้งเดิมเป็นเวิร์กโฟลว์ที่จำเป็น และการจัดการโครงการจะมุ่งเน้นไปที่คำจำกัดความและการบรรลุเป้าหมายมากกว่า

  6. ในการจัดการแบบดั้งเดิม บรรทัดฐานการทำงานทั่วไปถูกนำมาใช้ และในการจัดการโครงการ การยอมรับในตอนท้าย

  7. การจัดการแบบดั้งเดิมมีความน่าเชื่อถือสัมพัทธ์และการจัดการโครงการมีลักษณะความน่าเชื่อถือที่คาดการณ์ได้

  8. ในการจัดการแบบดั้งเดิม มีอันตรายจากความซ้ำซากจำเจ และในทางตรงกันข้าม การจัดการโครงการมีความหลากหลาย และให้ความสำคัญกับความไม่สม่ำเสมอ

  9. ในการจัดการแบบดั้งเดิม พนักงานประจำจะมีส่วนร่วม และในการจัดการโครงการ จะมีทีมงานโครงการเข้ามาเกี่ยวข้อง ซึ่งจะเปลี่ยนแปลงไปตามโครงการ

แนวทางโครงการในการจัดกิจกรรมช่วยให้คุณได้รับประโยชน์บางประการในการบรรลุเป้าหมาย ได้แก่ :

  1. ระบุเป้าหมายที่เจาะจง มีความหมาย และบรรลุผลได้

  2. กำหนดความต้องการและวางแผนการจัดหาทรัพยากรของโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ

  3. จัดระเบียบปฏิสัมพันธ์ของผู้เข้าร่วมโครงการ

  4. ดำเนินการควบคุมการปฏิบัติงาน

  5. เพิ่มความรับผิดชอบของผู้จัดการโครงการเพื่อให้ได้ผลลัพธ์สุดท้าย

ดังนั้น การจัดการโครงการแบบดั้งเดิมจึงเป็นแนวทางปฏิบัติที่เป็นสากลซึ่งรวมถึงชุดของวิธีการที่พัฒนาขึ้นซึ่งใช้สำหรับการวางแผน การประเมินผล และการควบคุม วิธีการเหล่านี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้บรรลุผลที่ต้องการตามเวลา ภายในงบประมาณ และข้อกำหนดเฉพาะ

การจัดการโครงการแบบดั้งเดิมขึ้นอยู่กับประสบการณ์และเครื่องมือที่ใช้ในสภาพแวดล้อมที่คาดการณ์ได้ แต่ละโครงการสอดคล้องกับหนึ่งวงจรชีวิต ซึ่งรวมถึงห้าขั้นตอน: การเริ่มต้น การวางแผน การดำเนินการ การจัดการ และการปิด เป้าหมายสูงสุดของมันคือการรับประกันอย่างสมบูรณ์ว่างานทั้งหมดดำเนินการตามลำดับที่กำหนด

การศึกษาความสัมพันธ์ระหว่างการจัดการโครงการแบบดั้งเดิมและสมัยใหม่ โดยเน้นที่การจัดการโครงการแบบคล่องตัว แสดงให้เห็นว่าวิธีการจัดการแบบดั้งเดิมได้แพร่หลายในบริษัทต่างๆ ตั้งแต่ทศวรรษ 1960 ในศตวรรษที่ 20 วิธีการจัดการโครงการแบบดั้งเดิมเกิดขึ้น อย่างไรก็ตาม มีการใช้มากขึ้นสำหรับโครงการขนาดใหญ่และระยะยาวในสภาพแวดล้อมที่มั่นคง

ข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการใช้วิธีการจัดการโครงการแบบดั้งเดิมคือความเป็นไปได้ของการวางแผนโครงการโดยละเอียด ในขณะที่วิธีการจัดการโครงการสมัยใหม่มุ่งเน้นไปที่การจัดการภายใต้ความไม่แน่นอนมากกว่า

วิธีการจัดการโครงการสมัยใหม่ได้รับการปรับให้เหมาะกับความต้องการของลูกค้าเป็นหลัก หากความต้องการมีการเปลี่ยนแปลง การประยุกต์ใช้วิธีการจัดการโครงการสมัยใหม่ในปัจจุบันมีข้อจำกัดมาก แม้ว่าบริษัทจะดำเนินการในสภาพแวดล้อมที่ปั่นป่วนก็ตาม วิธีการจัดการโครงการสมัยใหม่ที่เน้นการจัดการแบบ Agile เป็นทางเลือกที่ดีสำหรับบริษัทที่มุ่งเน้นลูกค้าซึ่งกำลังมองหาวิธีใหม่ๆ ในการจัดการโครงการในสภาพแวดล้อมที่ปั่นป่วน