เตรียมความพร้อมพนักงานด้วย Kanban

• ปัญหา

• Kanban สำหรับการเริ่มต้นใช้งาน

• สร้างและจัดการการ์ดงาน

• บทบาทของขีดจำกัด WIP ในการปรับตัว

• การสร้างภาพและการติดตามกระบวนการปรับตัว

• Kanban ออนบอร์ด

• เอาชนะอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น

• บทสรุป

บริษัทช่วยให้พนักงานใหม่ปรับตัวเข้ากับบทบาทและวัฒนธรรมองค์กรผ่านการปฐมนิเทศ (การปรับตัว)

กระบวนการนี้รวมถึงการกรอกเอกสาร จัดการประชุมปฐมนิเทศ จัดการฝึกอบรม และมอบหมายความรับผิดชอบเบื้องต้น

กระบวนการนี้ทำให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและสะดวกสบายในสภาพแวดล้อมการทำงานใหม่หากทำอย่างเหมาะสม

Kanban เหมาะสมอย่างยิ่งกับกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน เนื่องจากมีประสิทธิภาพในการจัดการงาน บริษัทต่างๆ สามารถปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ ระบุปัญหาคอขวดที่อาจเกิดขึ้น และเร่งการเตรียมความพร้อมของพนักงานใหม่โดยใช้บอร์ด Kanban เพื่อแสดงเหตุการณ์สำคัญการเตรียมความพร้อมที่มองเห็นได้

ดังนั้น Kanban จึงเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังสำหรับการปรับปรุงประสิทธิภาพการเริ่มงาน ซึ่งจะนำไปสู่การรวมพนักงานใหม่เข้ากับบริษัทได้ดียิ่งขึ้น

ปัญหา

องค์กรต่างๆ มักจะประสบปัญหาในการรับพนักงานใหม่ ซึ่งส่งผลกระทบต่อทั้งประสิทธิภาพของขั้นตอนและประสบการณ์ของพนักงานใหม่

นี่คือปัญหาทั่วไปบางประการ:

• ใช้เวลานาน: งานเอกสาร การเรียนรู้ และงานเริ่มต้นอื่นๆ ต้องใช้เวลา ซึ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน

• กระบวนการที่ไม่สอดคล้องกัน: ผลลัพธ์ของการจ้างงานใหม่อาจแตกต่างกันไปหากไม่มีกระบวนการเริ่มต้นมาตรฐาน ทำให้เกิดช่องว่างในความรู้หรือทักษะ

• ขาดการมีส่วนร่วม: หากไม่มีประสบการณ์ที่ดีในการเริ่มงาน พนักงานใหม่อาจรู้สึกเหงาหรือหนักใจ ซึ่งส่งผลต่อแรงจูงใจและการรักษาพนักงานไว้

• งานที่มากเกินไปอาจทำให้พนักงานเริ่มงานช้าลง

• ข้อเสนอแนะลูป พนักงานใหม่อาจสับสนกับผลตอบรับด้านประสิทธิภาพที่ไม่สอดคล้องกัน

Kanban สำหรับการเริ่มต้นใช้งาน

Kanban สามารถใช้สำหรับการเริ่มต้นใช้งานเนื่องจากมีความยืดหยุ่น กำหนดงานจ้างใหม่เพื่อปรับแต่ง

สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงงานเอกสาร โมดูลการฝึกอบรม การทำความรู้จักกับทีม การมอบหมายงานเบื้องต้น ฯลฯ

การตั้งค่าบอร์ด Kanban

• ตั้งค่าบอร์ดคัมบัง การเริ่มต้นใช้งานอาจไม่เหมาะสมกับขั้นตอนเวิร์กโฟลว์แบบดั้งเดิม เช่น สิ่งที่ต้องทำ กำลังดำเนินการ และเสร็จสิ้น ให้พิจารณาขั้นตอนการเริ่มต้นใช้งานแทน เช่น การปฐมนิเทศ การฝึกอบรม การฝึกงาน และการมอบหมายโครงการ ดังนั้นความก้าวหน้าของพนักงานใหม่จึงชัดเจนยิ่งขึ้น

• กำหนดขีดจำกัด WIP สำหรับแต่ละด่าน สิ่งนี้จำกัดภาระงานของมือใหม่และช่วยให้พวกเขามีสมาธิ

• วางการ์ดงานในคอลัมน์ที่เหมาะสม เมื่อพนักงานใหม่เริ่มงาน พวกเขาย้ายงานไปทั่วกระดานDefining onboarding workflow steps

การเตรียมความพร้อมคัมบังที่มีประสิทธิภาพต้องใช้กระบวนการที่รอบคอบ

เวิร์กโฟลว์ทั่วไป:

• ปฐมนิเทศ: แนะนำพนักงานใหม่ให้รู้จักกับวัฒนธรรม ค่านิยม และความคาดหวังของบริษัท

• เอกสาร: สำหรับพนักงานใหม่ สัญญาที่สมบูรณ์ แบบฟอร์มภาษี การยืนยันนโยบาย ฯลฯ

• การฝึกอบรม: ในช่วงนี้ พนักงานใหม่จะได้รับการฝึกอบรมอย่างเป็นทางการ การเรียนรู้โมดูลออนไลน์ หรือทรัพยากรอื่นๆ

• การให้คำปรึกษาการฝึกงาน: พนักงานใหม่จะได้รับคำแนะนำและการสนับสนุนจากที่ปรึกษาเป็นรายบุคคล

• การบูรณาการรวมถึงการมอบหมายงานเริ่มต้น: จัดระเบียบพนักงานใหม่เป็นทีม และช่วยเหลือพวกเขาทำงาน

• คำติชมและการประเมินผล: การเช็คอินเป็นประจำเพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหา ความคืบหน้า และประสิทธิภาพช่วยให้พนักงานใหม่ปรับตัวได้

การ์ดคัมบังจะเลื่อนจากซ้ายไปขวาเมื่อดำเนินการ

สร้างและจัดการการ์ดงาน

• Kanban อาศัยการ์ดงาน การ์ดเหล่านี้แสดงถึงความท้าทายในการจ้างงานใหม่

• การ์ดงานแต่ละใบควรมีคำอธิบาย วันที่ครบกำหนด และทรัพยากรหรือผู้ติดต่อ

การทำงานกับการ์ดงาน

การปรับคัมบังจำเป็นต้องมีการจัดการการ์ดงาน “การปฐมนิเทศ” เป็นขั้นตอนแรกของการเริ่มต้นใช้งาน พนักงานใหม่เลื่อนการ์ดเมื่อทำงานเสร็จ

บทบาทของขีดจำกัด WIP ในการปรับตัว

ข้อจำกัดมีความสำคัญต่อการเริ่มต้นใช้งาน การจำกัดงานที่ใช้งานอยู่จะทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณง่ายขึ้นและช่วยให้คุณมีสมาธิ

ขีดจำกัด WIP ป้องกันไม่ให้พนักงานใหม่ทำงานล้นหลาม ลดภาระทางความคิดโดยช่วยให้คุณจดจ่อกับงานเดียว

ขีดจำกัด WIP ยังเผยให้เห็นปัญหาคอขวดอีกด้วย การสะสมของงานในขั้นตอนบ่งชี้ถึงปัญหา

การสร้างภาพและการติดตามกระบวนการปรับตัว

Kanban ช่วยติดตามกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน กระดานแสดงงาน เป้าหมาย และความคืบหน้าของผู้จัดการใหม่และผู้จัดการ

การเริ่มต้นใช้งานด้วย Kanban จะแสดงภาพงานปัจจุบันของพนักงานใหม่ในขณะที่พวกเขาย้ายการ์ดไปรอบๆ ช่วยในการระบุงานที่เสร็จสมบูรณ์ กำลังดำเนินการ และที่รอดำเนินการ และปัญหาคอขวดที่อาจเกิดขึ้น

Kanban ออนบอร์ด

บริษัทเทคโนโลยีแห่งหนึ่งกำลังจ้างวิศวกรซอฟต์แวร์ Kanban สำหรับการปรับแต่ง:

• "การปฐมนิเทศบริษัท" เริ่มคอลัมน์ "งาน" แนะนำพนักงานใหม่ให้รู้จักกับวัฒนธรรม โครงสร้าง และนโยบายของบริษัท

• เอกสารประกอบ: แบบฟอร์มภาษี ผลประโยชน์ การเซ็นชื่อประกัน ฯลฯ

• การฝึกอบรม: การรักษาความปลอดภัย วงจรชีวิตการพัฒนาซอฟต์แวร์ และการฝึกอบรมซอฟต์แวร์และเครื่องมือระดับองค์กรจะแสดงอยู่ในคอลัมน์การฝึกอบรม

• การให้คำปรึกษา: คอลัมน์ที่มีงานฝึกงาน

• การรวม: "การตั้งค่าสภาพแวดล้อมการพัฒนา" และ "งานเขียนโค้ดแรก" อยู่ในคอลัมน์ "การรวม"

• คำติชมและการประเมินผล: การ์ดที่เกิดซ้ำ เช่น "การประชุมประจำสัปดาห์กับผู้จัดการ" บ่งบอกถึงการวิจารณ์

• วิศวกรซอฟต์แวร์ใหม่จะย้ายการ์ดงานเมื่อพวกเขาเริ่มต้นใช้งาน

เอาชนะอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น

Kanban สำหรับการเริ่มต้นใช้งานอาจมีข้อบกพร่องบางประการ นี่คือวิธีติดต่อพวกเขา:

• การต่อต้านการเปลี่ยนแปลง: สมาชิกในทีมอาจลังเลที่จะยอมรับระบบใหม่ การฝึกอบรม ผลประโยชน์ และการอภิปรายแบบเปิดส่งเสริมการมีส่วนร่วม

• การตีความ WIP Limits ผิด: บางคนอาจพิจารณาการจำกัดจำนวนของงานที่ใช้งานอยู่เป็นขีดจำกัดประสิทธิภาพ มุ่งเน้นไปที่วิธีที่ขีดจำกัดเหล่านี้ช่วยปรับปรุงคุณภาพและการมุ่งเน้น ไม่ใช่ผลลัพธ์

• ซับซ้อนเกินไป: หลีกเลี่ยงบอร์ด Kanban ที่มีรายละเอียดมากเกินไป ซึ่งอาจทำให้พนักงานใหม่สับสนได้ จัดบอร์ดให้เรียบง่ายและเน้นไปที่งานสำคัญๆ ในการเริ่มงาน

• ขาดการมีส่วนร่วม: จูงใจพนักงานใหม่ด้วยการมีส่วนร่วม ใช้การฝึกอบรมเชิงโต้ตอบหรือการสร้างทีม

• ข้อเสนอแนะที่ไม่สอดคล้องกัน: ข้อเสนอแนะอย่างสม่ำเสมอมีความสำคัญ ให้คำติชมและการสนับสนุนผ่านการทบทวนความคืบหน้าหรือการประชุมบ่อยครั้ง

บทสรุป

หลักการคัมบังปรับปรุงความโปร่งใสในการเริ่มต้นใช้งาน การจัดการงาน และการมีส่วนร่วม พนักงานใหม่และผู้จัดการสามารถติดตามความคืบหน้าในการเริ่มงานโดยการย้ายบัตรผ่านขั้นตอนเวิร์กโฟลว์บนกระดาน

ขีดจำกัด WIP ป้องกันการโอเวอร์โหลดและส่งเสริมการโฟกัส แนวทางที่มีโครงสร้างเป็นภาพนี้ทำให้การเริ่มงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น และทำให้การรวมพนักงานใหม่ทำได้ง่ายขึ้น