โมเดลต้นทุนในการจัดการโครงการ

โมเดลต้นทุนในการจัดการโครงการ

แบบจำลองต้นทุนเป็นเครื่องมือที่สำคัญในการจัดการโครงการ เนื่องจากแบบจำลองต้นทุนคาดการณ์ทรัพยากรทางการเงินที่จำเป็นสำหรับการดำเนินโครงการให้เสร็จสมบูรณ์ แบบจำลองเหล่านี้ประเมินต้นทุนของโครงการตามระยะเวลา อัตราแรงงาน ต้นทุนวัสดุ และการใช้อุปกรณ์

cost-models-are-important-tools-in-project-management.webp

มีสองแบบจำลอง: แบบจำลองเชิงกำหนด ซึ่งใช้ค่าคงที่สำหรับแต่ละปัจจัย และแบบจำลองความน่าจะเป็น ซึ่งทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงและความไม่แน่นอน

มีส่วนทำให้การวางแผน การจัดสรรทรัพยากร และการจัดการความเสี่ยงประสบผลสำเร็จโดยให้ผู้จัดการสามารถคาดการณ์ต้นทุนได้ อย่างไรก็ตาม ความแม่นยำขึ้นอยู่กับคุณภาพของข้อมูลและประสบการณ์ของผู้ประเมิน

ประเภทโมเดล

ในการจัดการโครงการ โดยทั่วไปมีสี่ประเภท: พาราเมตริก อะนาล็อก จากล่างขึ้นบน และสามจุด

  • แบบจำลองพารามิเตอร์ ใช้ความสัมพันธ์ทางสถิติระหว่างข้อมูลประวัติและตัวแปรการออกแบบอื่นๆ มักใช้ในช่วงเริ่มต้นของโครงการ โดยจะให้ค่าประมาณที่รวดเร็วและคร่าวๆ

  • โมเดลแอนะล็อก เปรียบเทียบโครงการปัจจุบันกับโครงการในอดีตที่คล้ายคลึงกัน ประเภทนี้ได้รับประโยชน์จากความเรียบง่าย แต่ขึ้นอยู่กับความพร้อมใช้งานของข้อมูลในอดีตที่ถูกต้องและเปรียบเทียบได้

  • โมเดลจากล่างขึ้นบน แบ่งโครงการออกเป็นงานย่อยๆ ประเมินต้นทุนของแต่ละงานก่อนที่จะรวมเข้าด้วยกันเพื่อให้ได้ต้นทุนทั้งหมด วิธีการนี้มักจะแม่นยำกว่า แต่ต้องมีความเข้าใจอย่างครอบคลุมเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของโครงการทั้งหมด

  • แบบจำลองสามจุดที่ได้แรงบันดาลใจ จากเทคนิคการประเมินและทบทวนโปรแกรม (PERT) ใช้การประมาณการในแง่ดี เป็นไปได้มากที่สุด และมองโลกในแง่ร้ายเพื่ออธิบายความไม่แน่นอน โมเดลนี้ให้ต้นทุนที่เป็นไปได้หลายช่วงมากกว่าตัวเลขเดียว ทำให้การวิเคราะห์ความเสี่ยงง่ายขึ้น

ความซับซ้อนของโครงการ ข้อมูลที่มีอยู่ และระยะเวลาของการประเมินจะเป็นตัวกำหนดรูปแบบที่ถูกต้อง แต่ละรุ่นมีข้อดีและข้อเสียที่ต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ

การประมาณต้นทุนแบบพาราเมตริก

วิธียอดนิยมที่ใช้การสร้างแบบจำลองทางสถิติเพื่อคาดการณ์ต้นทุนโครงการ วิธีนี้อาศัยความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปรโครงการและข้อมูลในอดีต เช่น ค่าแรงหรือวัสดุในอดีต

parametric-cost-estimation.webp

โมเดลนี้กำหนดพารามิเตอร์ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ สิ่งเหล่านี้อาจรวมถึงระยะเวลาของงาน ความต้องการทรัพยากร หรือพื้นที่ของโครงการก่อสร้าง ต้นทุนต่อหน่วยสำหรับปัจจัยเหล่านี้มาจากโครงการก่อนหน้าหรืออัตราตลาดและใช้เป็นเกณฑ์ในการประเมินมูลค่า

จุดแข็งหลักประการหนึ่งของวิธีพาราเมตริกคือความสามารถในการประมาณการที่รวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงแรกของโครงการ

อย่างไรก็ตาม ความถูกต้องของความสัมพันธ์ที่สร้างขึ้นระหว่างต้นทุนและตัวแปรโครงการขึ้นอยู่กับคุณภาพและความเกี่ยวข้องของข้อมูลในอดีต และความถูกต้องของความสัมพันธ์ที่สร้างขึ้นระหว่างต้นทุนและตัวแปรโครงการ

นอกจากนี้ แบบจำลองนี้อาจไม่ครอบคลุมถึงคุณลักษณะเฉพาะหรือที่คาดไม่ถึงของโครงการ ซึ่งอาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดได้ อย่างไรก็ตาม การประมาณค่าพารามิเตอร์สามารถเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จในการทำนายต้นทุนล่วงหน้าในการจัดการโครงการเมื่อใช้อย่างเหมาะสมกับข้อมูลคุณภาพสูง

การประมาณต้นทุนแบบแอนะล็อก

วิธีการทำงานขึ้นอยู่กับการเปรียบเทียบโดยใช้ข้อมูลก่อนหน้าจากโครงการที่คล้ายกัน หัวใจของกลยุทธ์นี้คือการค้นหาโครงการที่เปรียบเทียบได้ในลักษณะ ขนาด และความซับซ้อน

analog-cost-estimation.webp

กระบวนการดำเนินการนำมาซึ่งการประเมินโครงการในอดีตที่มีลักษณะร่วมกับโครงการใหม่ ต้นทุนในอดีตกำหนดประมาณการต้นทุน กลยุทธ์นี้มีประสิทธิภาพโดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงแรกของโครงการเมื่ออาจไม่มีข้อมูลที่ถูกต้อง

ความสามารถในการเปรียบเทียบโครงการและคุณภาพของข้อมูลก่อนหน้าจะกำหนดความถูกต้องของการประมาณการต้นทุนที่คล้ายคลึงกัน น่าเสียดายที่มันอาจไม่สะท้อนถึงองค์ประกอบเฉพาะของโครงการปัจจุบัน ซึ่งส่งผลต่อความแม่นยำของการประมาณการ

แม้จะมีข้อบกพร่อง แต่การประมาณค่าเปรียบเทียบก็เป็นเทคนิคการคาดการณ์ระยะเริ่มต้นที่มีประสิทธิภาพและไม่ซับซ้อน ซึ่งช่วยให้ผู้จัดการโครงการได้รับค่าประมาณพื้นฐานของต้นทุนอย่างรวดเร็ว

การประเมินมูลค่าที่สูงขึ้น

การคิดต้นทุนจากล่างขึ้นบนเป็นกลยุทธ์การจัดการโครงการที่สมบูรณ์ซึ่งประมาณการต้นทุนโดยการแบ่งโครงการออกเป็นส่วนย่อยหรือกิจกรรมที่สามารถจัดการได้ แต่ละงานจะได้รับการประเมินแยกกัน และต้นทุนจะถูกรวมเข้าด้วยกันเพื่อให้ได้ต้นทุนรวมของโครงการ

bottom-up-cost-estimating.webp

โดยทั่วไปโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) จะแนะนำการดำเนินการของโมเดลนี้โดยแบ่งโครงการออกเป็นงานแต่ละงานหรือแพ็คเกจงาน ต้นทุนของแต่ละงานคำนวณโดยใช้เกณฑ์ เช่น จำนวนทรัพยากร แรงงาน วัสดุ และเวลาที่ต้องใช้

เนื่องจากลักษณะที่เข้มงวด การประมาณการจากล่างขึ้นบนจึงให้การประมาณการต้นทุนที่แม่นยำยิ่งขึ้น สิ่งนี้ช่วยให้คุณควบคุมทุกส่วนของโครงการอย่างระมัดระวัง จำกัดความเป็นไปได้ของค่าใช้จ่ายที่มากเกินไป

อย่างไรก็ตาม ต้องใช้เวลามากและต้องมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งในรายละเอียดทั้งหมดของโครงการ ซึ่งทำให้เหมาะสำหรับขั้นตอนต่อมาของโครงการเมื่อข้อกำหนดสำหรับงานมีความชัดเจน แม้จะมีความซับซ้อน แต่การประมาณค่าจากล่างขึ้นบนก็มีประโยชน์สำหรับการคาดการณ์ต้นทุนอย่างแม่นยำ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับโครงการที่ซับซ้อนซึ่งต้องการการจัดการต้นทุนที่เข้มงวด

การประมาณการต้นทุนสามจุด

การคิดต้นทุนแบบสามจุดเป็นเทคนิคการจัดการโครงการที่พิจารณาความไม่แน่นอนในการประมาณการต้นทุนโดยแนะนำช่วงของต้นทุนที่เป็นไปได้แทนที่จะเป็นตัวเลขเดียว ตามวิธีการประเมินและทบทวนโปรแกรม (PERT) วิธีการนี้ใช้การประมาณสามประเภท: แง่ดี เป็นไปได้มากที่สุด และแง่ร้าย

three-point-cost-estimation.webp

การประมาณการในแง่ดีจะพิจารณาถึงกรณีที่ดีที่สุดซึ่งทุกอย่างเป็นไปตามแผน การประมาณการที่เป็นไปได้มากที่สุดจะขึ้นอยู่กับสภาวะปกติ ในขณะที่การประมาณการในแง่ร้ายจะขึ้นอยู่กับสถานการณ์ที่เลวร้ายที่สุด โดยคำนึงถึงปัญหาและอันตรายที่อาจเกิดขึ้น

จากนั้นจะใช้ค่าประมาณทั้งสามนี้ในการคำนวณต้นทุนที่คาดไว้ โดยมักจะใช้ค่าเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก โดยค่าประมาณที่มีแนวโน้มมากที่สุดจะมีน้ำหนักมากที่สุด

กลยุทธ์นี้ให้ภาพที่สมบูรณ์ของต้นทุนที่คาดไว้ ซึ่งช่วยจัดการความเสี่ยง

ความแม่นยำของการประมาณสามจุดนั้นพิจารณาจากความสามารถของผู้ประเมินในการระบุสามจุดและความเข้าใจของเขาเกี่ยวกับอันตรายที่อาจเกิดขึ้น แม้ว่าวิธีนี้อาจต้องใช้ความพยายามมากกว่ารุ่นอื่นๆ แต่วิธีนี้จะเป็นประโยชน์ต่อโครงการที่มีความไม่แน่นอนสูง และเพื่อให้แนวคิดที่ถูกต้องยิ่งขึ้นเกี่ยวกับต้นทุนที่เป็นไปได้ของโครงการ

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับต้นทุนทางตรงและทางอ้อม

การทราบประเภททั้งสองนี้เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการคาดการณ์ต้นทุนและการจัดสรรงบประมาณที่แม่นยำ

understanding-direct-and-indirect-costs.webp

ต้นทุนโดยตรงเกี่ยวข้องกับโครงการและสามารถตรวจสอบย้อนกลับถึงกิจกรรมหรือชุดงานเฉพาะได้ ตัวอย่าง ได้แก่ เงินเดือนพนักงานโครงการ ค่าวัสดุหรืออุปกรณ์ และค่าบริการตามสัญญา ค่าใช้จ่ายเหล่านี้มักจะเปลี่ยนแปลงตามขอบเขตของโครงการ เพิ่มขึ้นหรือลดลงตามขนาดของโครงการที่เปลี่ยนแปลง

ต้นทุนทางอ้อมซึ่งมักเรียกว่าค่าโสหุ้ยไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับงานแต่ละชิ้น แต่ส่งผลกระทบต่อโครงการทั้งหมด

ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ ค่าใช้จ่ายในการบริหาร ค่าสาธารณูปโภค ค่าเสื่อมราคา และค่าบำรุงรักษาสิ่งอำนวยความสะดวกส่วนกลาง ค่าใช้จ่ายเหล่านี้มักจะคงที่หรือกึ่งผันแปร และกระจายไปตามโครงการต่างๆ ของบริษัท

การทำความเข้าใจกับต้นทุนเหล่านี้และลักษณะเฉพาะของต้นทุนเหล่านี้ช่วยให้สามารถคาดการณ์ต้นทุนได้แม่นยำยิ่งขึ้น จัดทำงบประมาณอย่างเพียงพอ และควบคุมทางการเงินได้ดีขึ้น ความเข้าใจนี้มีความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการโดยไม่คำนึงถึงความยากลำบาก

ความสำคัญของการประมาณการที่ถูกต้อง

ความแม่นยำในการประมาณการต้นทุนมีความสำคัญในการจัดการโครงการ เนื่องจากมีผลต่อการดำเนินโครงการและความสำเร็จของโครงการหลายด้าน

the-importance-of-accurate-estimates.webp

การคาดการณ์ที่แม่นยำช่วยให้คุณตัดสินใจงบประมาณได้อย่างมีข้อมูลและจัดสรรทรัพยากรได้อย่างเหมาะสมที่สุด ช่วยกำหนดความคาดหวังของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เป็นจริง อำนวยความสะดวกในการสื่อสาร และลดต้นทุนโครงการ

นอกจากนี้ การประเมินที่แม่นยำยังช่วยในการจัดการความเสี่ยง ทำให้สามารถระบุ ประเมิน และควบคุมความเสี่ยงทางการเงินที่อาจเกิดขึ้นตั้งแต่เนิ่นๆ ของโครงการ นอกจากนี้ยังช่วยประเมินความสำเร็จของโครงการด้วยการเปรียบเทียบต้นทุนที่คาดหวังกับต้นทุนจริงเพื่อกำหนดความคุ้มค่า

การประมาณการที่ไม่ถูกต้องอาจนำไปสู่ต้นทุนที่มากเกินไป ความล่าช้าของโครงการ การจัดสรรทรัพยากรที่ไม่ถูกต้อง ความไม่พอใจของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และในกรณีที่รุนแรง โครงการล้มเหลว

ดังนั้น การลงทุนเวลาและทรัพยากรในการปรับปรุงความแม่นยำของการประมาณการจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จและความสามารถในการทำกำไรของโครงการ แม้ว่าโครงการจะไม่แน่นอน แต่การประมาณการที่แม่นยำยังคงมีความสำคัญในการจัดการโครงการ

บทบาทของการประมาณต้นทุนในการบริหารโครงการ

การประมาณราคาเป็นสิ่งสำคัญในการจัดการโครงการในหลายขั้นตอนและกระบวนการตัดสินใจ

the-role-of-cost-estimation-in-project-management.webp

การสร้างงบประมาณเริ่มต้นด้วยการประมาณการต้นทุนที่กำหนดการกระจายของทรัพยากรทางการเงินระหว่างงานและทรัพยากร โดยการคาดการณ์ค่าใช้จ่าย ผู้จัดการโครงการสามารถรับเงินที่ต้องการ ทำให้มั่นใจได้ว่าโครงการจะดำเนินต่อไปได้

นี่เป็นสิ่งสำคัญของกระบวนการวางแผน การประมาณการต้นทุนช่วยให้คุณกำหนดเป้าหมาย กำหนดการ และเกณฑ์มาตรฐานประสิทธิภาพที่เป็นจริงได้ด้วยการเสนอข้อมูลเกี่ยวกับต้นทุนโครงการ

การประมาณต้นทุนช่วยจัดการความเสี่ยงโดยให้ความกระจ่างเกี่ยวกับความไม่แน่นอนที่อาจเกิดขึ้นและพิจารณาการบรรเทา นอกจากนี้ยังใช้สำหรับการจัดการโครงการ เนื่องจากการเปรียบเทียบต้นทุนที่คาดการณ์กับต้นทุนจริงมักจะเผยให้เห็นความแตกต่างในประสิทธิภาพและเริ่มต้นการดำเนินการแก้ไข

ประการสุดท้าย การคิดต้นทุนช่วยอำนวยความสะดวกในการเจรจากับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียโดยการกำหนดความคาดหวังทางการเงินที่ชัดเจน ชี้นำการตัดสินใจลงทุน และส่งเสริมการเปิดกว้าง

โดยสรุป การประเมินมูลค่าไม่ใช่กระบวนการเดี่ยวๆ มันเกี่ยวพันกับกิจกรรมการจัดการโครงการอื่น ๆ

ความท้าทายในการใช้แบบจำลองการประมาณการต้นทุน

การใช้แบบจำลองการประเมินต้นทุนในการจัดการโครงการเกี่ยวข้องกับปัญหาบางอย่าง

challenges-in-implementing-cost-estimation-models.webp

  • ประการแรก ความพร้อมใช้งานและคุณภาพของข้อมูลเป็นอุปสรรคสำคัญ การประมาณการที่แม่นยำขึ้นอยู่กับข้อมูลย้อนหลังที่เกี่ยวข้องและมีคุณภาพสูง ซึ่งอาจไม่สามารถใช้ได้เสมอไป ข้อมูลที่ไม่สอดคล้องกัน ไม่สมบูรณ์ หรือเก่าสามารถทำลายการประมาณการได้อย่างมาก

  • ประการที่สอง ขนาดและเอกลักษณ์ของโครงการมีส่วนทำให้เกิดความซับซ้อน แต่ละโครงการมีลักษณะเฉพาะที่อาจไม่ตรงกับรูปแบบเดิม ทำให้การคาดการณ์ต้นทุนที่เชื่อถือได้ทำได้ยาก

  • แบบจำลองมักต้องการผู้เชี่ยวชาญที่มีทักษะในการประเมินข้อมูลอย่างแม่นยำ กำหนดพารามิเตอร์ที่เหมาะสม และอธิบายถึงความไม่แน่นอน อาจไม่ถูกต้องหากไม่มีความเชี่ยวชาญดังกล่าว

  • ประการสุดท้าย ปัจจัยภายนอก เช่น ราคาตลาด สภาวะเศรษฐกิจ หรือการเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบอาจส่งผลต่อต้นทุนโครงการและเพิ่มความไม่แน่นอน ทำให้คาดการณ์ได้ยาก

โดยไม่คำนึงถึงอุปสรรคเหล่านี้ การเอาชนะอุปสรรคเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จ ความท้าทายเหล่านี้สามารถแก้ไขได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยการลงทุนในการบริหารข้อมูล การปรับปรุงความสามารถของผู้ประเมิน และรักษากลยุทธ์การยอมรับการเปลี่ยนแปลงที่คล่องตัว

เครื่องมือประมาณการต้นทุน

เครื่องมือมากมายช่วยในการคิดต้นทุนการจัดการโครงการ ซึ่งแต่ละอย่างมีคุณลักษณะเฉพาะที่ทำให้งานง่ายขึ้น

  • ซอฟต์แวร์สเปรดชีตเช่น Excel ถูกนำมาใช้กันอย่างแพร่หลายเนื่องจากมีความยืดหยุ่นและใช้งานง่าย สเปรดชีตช่วยให้จัดระเบียบและจัดการข้อมูลได้สะดวก ช่วยให้คุณกำหนดรูปแบบต้นทุนที่เรียบง่ายและซับซ้อนได้

  • ซอฟต์แวร์การคิดต้นทุนมีคุณสมบัติขั้นสูง เช่น การผสานรวมกับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ AI สำหรับการวิเคราะห์เชิงคาดการณ์ และการติดตามต้นทุนแบบเรียลไทม์

  • เครื่องมือโครงสร้างการแบ่งงาน (WBS) ช่วยในการจัดระเบียบลำดับชั้นของงานและต้นทุนที่เกี่ยวข้อง ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งในการประเมินจากล่างขึ้นบน

  • ฟังก์ชันการประเมินต้นทุนมักรวมอยู่ในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการโครงการ (PMIS) ทำให้สามารถรวมข้อมูลต้นทุนเข้ากับข้อมูลโครงการอื่นๆ ได้อย่างราบรื่น

  • ตัวอย่างเช่น การสร้างแบบจำลองมอนติคาร์โล ช่วยอธิบายความไม่แน่นอนในการประมาณการต้นทุน ซึ่งสอดคล้องกับวิธีการ เช่น การประมาณแบบสามจุด

ตัวเลือกเครื่องมือการประเมินจะพิจารณาจากลักษณะของโครงการ ความซับซ้อน ข้อมูลที่มีอยู่ และความสามารถขององค์กร แม้ว่าเครื่องมือเหล่านี้สามารถช่วยในการประเมินได้ แต่ก็ควรใช้อย่างระมัดระวังโดยคำนึงถึงจุดแข็งและจุดอ่อน

บทสรุป

การประมาณราคามีผลกระทบอย่างมากต่อการบริหารโครงการ

cost-estimation-has-a-wide-and-significant-impact-on-project-management.webp

การประมาณการต้นทุนที่แม่นยำช่วยให้คุณกำหนดงบประมาณได้อย่างถูกต้อง ทำให้คุณสามารถจัดสรรทรัพยากรและหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่มากเกินไปได้อย่างเหมาะสม การคาดการณ์ต้นทุนกำหนดความคาดหวังที่สมเหตุสมผล ปรับปรุงความโปร่งใสและความไว้วางใจระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย นอกจากนี้ยังช่วยในการจัดการโดยอนุญาตให้ตรวจพบและลดความเสี่ยงทางการเงินที่อาจเกิดขึ้นได้ตั้งแต่เนิ่นๆ

การประมาณราคาช่วยในการตัดสินใจในขั้นตอนต่าง ๆ ของโครงการ ตั้งแต่การวางแผนไปจนถึงการดำเนินการ ช่วยในการกำหนดระยะเวลา ขอบเขต และเกณฑ์ประสิทธิภาพของโครงการโดยจัดทำแผนทางการเงิน

แม้ว่าจะมีอุปสรรคในการใช้แบบจำลองการคิดต้นทุน เครื่องมือ ทักษะ และขั้นตอนที่เหมาะสมสามารถบรรเทาปัญหาเหล่านี้และปรับปรุงความแม่นยำได้ แบบจำลองต่างๆ ที่ปรับให้เหมาะกับสถานการณ์เฉพาะของโครงการช่วยให้ผู้จัดการมีวิธีการคาดการณ์ต้นทุนที่ยืดหยุ่น

โดยพื้นฐานแล้ว การประมาณต้นทุนเป็นมากกว่าเครื่องมือคาดการณ์ เป็นองค์ประกอบที่สำคัญของการจัดการโครงการและส่งผลกระทบอย่างมากต่อผลลัพธ์ของโครงการ การดำเนินการที่ประสบความสำเร็จสามารถเป็นปัจจัยในความสำเร็จของโครงการ โดยเน้นถึงความสำคัญของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและการลงทุนในด้านนี้