การ เรียนรู้ เวิร์กโฟลว์ ระยะไกล ด้วย Kanban คู่มือฉบับ สมบูรณ

การ เรียนรู้ เวิร์กโฟลว์ ระยะไกล ด้วย Kanban คู่มือฉบับ สมบูรณ

ทำความเข้าใจ Kanban และต้นกำเนิดของมัน

Kanban เป็นศัพท์ภาษาญี่ปุ่นที่มีความหมายว่า "ป้ายโฆษณา" หรือ "ป้ายโฆษณา" เป็นวิธีการจัดการเวิร์กโฟลว์ที่เกิดขึ้นในระบบการผลิตของโตโยต้าในช่วงปลายทศวรรษที่ 1940 ระบบได้รับการออกแบบมาเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ ลดของเสีย และส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา Kanban ถูกนำมาใช้ในอุตสาหกรรมต่างๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมเทคโนโลยี ซึ่งมีการใช้กันอย่างแพร่หลายในการพัฒนาซอฟต์แวร์และการจัดการโครงการ

หลักการคัมบัง

Kanban ทำงานบนหลักการสำคัญสี่ประการ:

  1. เห็นภาพงาน การแสดงภาพงานทำให้ทีมเข้าใจความคืบหน้าและกระบวนการได้อย่างชัดเจน

  2. จำกัดงานระหว่างทำ (WIP) ด้วยการจำกัด WIP ทีมสามารถมุ่งเน้นไปที่การทำงานให้เสร็จสิ้นแทนที่จะเริ่มงานใหม่

  3. การควบคุมการไหล การตรวจสอบและการจัดการเวิร์กโฟลว์ทำให้การทำงานราบรื่นและช่วยระบุปัญหาคอขวด

  4. การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง Kanban สนับสนุนให้ทีมประเมินกระบวนการและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง

ประโยชน์ของการนำคัมบังไปใช้ในสภาพแวดล้อมระยะไกล

เพิ่มประสิทธิภาพของทีมทางไกลของคุณด้วย Kanban การใช้ Kanban ในสภาพแวดล้อมระยะไกลให้ประโยชน์หลายประการ ให้การแสดงภาพที่ชัดเจนของงาน ทำให้สมาชิกในทีมที่อยู่ห่างไกลสามารถเข้าใจงานของตนและความคืบหน้าโดยรวมของโครงการได้ง่ายขึ้น Kanban ยังส่งเสริมความโปร่งใสและการสื่อสารแบบเปิด ซึ่งเป็นลักษณะสำคัญสำหรับการทำงานจากระยะไกล ประการสุดท้าย การมุ่งเน้นที่การปรับปรุงอย่างต่อเนื่องเข้ากันได้ดีกับลักษณะการทำงานระยะไกลที่มักมีไดนามิก ซึ่งความยืดหยุ่นและความสามารถในการปรับตัวเป็นกุญแจสำคัญ

ตั้งค่าบอร์ด Kanban แรกของคุณ

ขั้นตอนแรกในการใช้ Kanban คือการตั้งค่าบอร์ด Kanban ซึ่งเป็นเครื่องมือภาพที่แสดงถึงเวิร์กโฟลว์ รูปแบบที่ง่ายที่สุดของบอร์ดคัมบังมีสามคอลัมน์: สิ่งที่ต้องทำ กำลังดำเนินการ และเสร็จสิ้น อย่างไรก็ตาม อาจต้องเพิ่มคอลัมน์เพิ่มเติมขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของโครงการ

จากนั้นเติมบอร์ดด้วยการ์ด Kanban การ์ดแต่ละใบแสดงถึงงานหรือชิ้นงาน การ์ดย้ายจากคอลัมน์หนึ่งไปยังอีกคอลัมน์หนึ่ง ซึ่งแสดงถึงเวิร์กโฟลว์

วิธีการใช้บัตร Kanban อย่างมีประสิทธิภาพ

บัตรคัมบังเป็นหัวใจของระบบคัมบัง การ์ดแต่ละใบควรมีข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับงาน เช่น คำอธิบาย ผู้รับผิดชอบ วันที่ครบกำหนด และหมายเหตุหรือเอกสารแนบที่เกี่ยวข้อง ด้วยการให้ข้อมูลที่ครบถ้วนและถูกต้องบนการ์ดแต่ละใบ สมาชิกในทีมสามารถเข้าใจสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาได้อย่างง่ายดาย ลดความสับสนและความเข้าใจผิด

เอาชนะปัญหาทั่วไปในการจัดการเวิร์กโฟลว์ระยะไกล

การจัดการเวิร์กโฟลว์ระยะไกลมาพร้อมกับความท้าทายที่ไม่เหมือนใคร เช่น ช่องว่างในการสื่อสาร การขาดข้อมูลเกี่ยวกับงานของสมาชิกในทีม และความยากลำบากในการติดตามความคืบหน้า Kanban สามารถช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้ การแสดงภาพงานช่วยปิดช่องว่างในการสื่อสารและให้การมองเห็น ขีดจำกัด WIP ช่วยให้มั่นใจได้ว่าสมาชิกในทีมจะไม่มีงานล้นมือ ยิ่งไปกว่านั้น บอร์ด Kanban เป็นแหล่งข้อมูลเดียวที่เชื่อถือได้สำหรับการติดตามความคืบหน้า

กรณีศึกษา: ประสบความสำเร็จในการใช้ Kanban ใน Remote Teams

หลายองค์กรประสบความสำเร็จในการนำ Kanban ไปใช้ในทีมทางไกล ตัวอย่างเช่น บริษัทพัฒนาซอฟต์แวร์เปลี่ยนมาใช้ Kanban ซึ่งช่วยเร่งเวลาของโครงการได้อย่างมาก สิ่งนี้ทำได้โดยการแสดงภาพงาน การจำกัดงานที่กำลังดำเนินการ และมุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ประสบการณ์ของพวกเขาเน้นให้เห็นถึงศักยภาพของ Kanban เพื่อปรับปรุงการจัดการเวิร์กโฟลว์ในทีมระยะไกล

รวม Kanban กับเครื่องมือการจัดการโครงการอื่น ๆ

Kanban สามารถใช้กับวิธีการจัดการโครงการอื่นๆ เช่น Scrum หรือเครื่องมือต่างๆ เช่น JIRA หรือ Trello เครื่องมือเหล่านี้มักมีคุณสมบัติในตัวที่รองรับวิธี Kanban เช่น บอร์ดแบบกำหนดเองและขีดจำกัด WIP

การเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรมเพื่อการดำเนินการ Kanban ที่ประสบความสำเร็จ

การนำ Kanban ไปใช้ให้ประสบความสำเร็จจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมในองค์กร มันเกี่ยวกับการใช้เครื่องมือหรือกระบวนการใหม่ และการเปลี่ยนแปลงวิธีคิดและการทำงานของผู้คน

Kanban Maturity Model (KMM) เสนอแนะว่าผลลัพธ์ที่ต้องการเป็นไปตามแนวทางปฏิบัติที่สามารถปฏิบัติตามวัฒนธรรมเท่านั้น ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดจะต้องนำมาซึ่งการยอมรับค่านิยมเป็นหลัก วัฒนธรรมองค์กรสามารถมองได้ว่าเป็นชุดของค่านิยมและบรรทัดฐานที่กำหนดเอกลักษณ์และพฤติกรรมขององค์กร ซึ่งเป็นผลมาจากความพยายามที่จะจัดการตัดสินใจและการกระทำให้สอดคล้องกับค่านิยมและบรรทัดฐานที่ยึดถือ

หลักการเหล่านี้มีความสำคัญอย่างยิ่งในสภาพแวดล้อมระยะไกลซึ่งการสื่อสารและการทำงานร่วมกันอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายมากขึ้น เพื่อให้บรรลุการเปลี่ยนแปลงตามที่ต้องการ องค์กรต้องพยายามสร้างวัฒนธรรมที่เหนียวแน่นและเสรีนิยมซึ่งมีความไว้วางใจสูง โปรดจำไว้ว่าวัฒนธรรมนั้นยืดหยุ่นและสามารถขึ้นรูปและยืดได้

ผู้นำมีบทบาทสำคัญในการสร้างวัฒนธรรมองค์กรผ่านการตัดสินใจและการกระทำ การกระทำเหล่านี้สามารถ "แฮก" วัฒนธรรมองค์กร นำเสนอค่านิยมใหม่และเปลี่ยนแปลงสังคมวิทยาโดยการรวมค่านิยมและการนำแนวทางปฏิบัติไปใช้

สรุป: การใช้ Kanban เพื่อจัดการเวิร์กโฟลว์จากระยะไกล

การใช้ Kanban เพื่อจัดการเวิร์กโฟลว์จากระยะไกลเป็นการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ที่สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของทีมและผลลัพธ์ของโครงการได้อย่างมาก ด้วยการแสดงภาพงาน การจำกัด WIP การจัดการเวิร์กโฟลว์ และรักษาวัฒนธรรมของการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ทีมสามารถจัดการกับความท้าทายที่ไม่เหมือนใครของการทำงานจากระยะไกลได้

โปรดจำไว้ว่าการนำ Kanban ไปใช้ให้ประสบความสำเร็จนั้นขึ้นอยู่กับเครื่องมือและกระบวนการมากกว่า นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนแปลงในวัฒนธรรมองค์กร ดังที่มนต์ของ Kanban maturity model กล่าวว่า:

ผลลัพธ์เป็นไปตามการปฏิบัติ

ปฏิบัติตามวัฒนธรรม

วัฒนธรรมเป็นไปตามค่านิยม

นำด้วยค่า

ด้วยการขับเคลื่อนด้วยค่านิยม การพัฒนาวัฒนธรรมแบบเสรีนิยม ความแน่นแฟ้นของความไว้วางใจสูง และนำวิธี Kanban ไปใช้อย่างมีประสิทธิภาพ องค์กรสามารถใช้ Kanban เพื่อจัดการเวิร์กโฟลว์ในทีมระยะไกลได้ดียิ่งขึ้น